Prozessmanagement-Software: Arten, Auswahl und Grenzen

Was ist Prozessmanagement-Software, und was kann sie?

Prozessmanagement-Software unterstützt Prozessmanagement, also laut dem Bundesministerium für Finanzen (Österreich) die Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Je nach Produkt deckt sie einen Teil davon ab.

Typische Funktionen laut dem Anbieter SAP Signavio: Modellierung von Prozessen und Entscheidungen mit BPMN 2.0 und DMN, Dokumentation, Automatisierung wiederholter Abläufe und Prozessauswertung. Weil das die Sicht eines Anbieters ist, der eigene Produkte vergleicht, ist die Seite nicht neutral. BPMN (Business Process Model and Notation) ist ein verbreiteter Standard für Prozessdiagramme. Die Object Management Group beschreibt ihn als unabhängig von einer Umsetzungsumgebung und genau genug, um Diagramme in Software-Komponenten zu übersetzen. ISO hat die Version 2.0.1 als ISO/IEC 19510 veröffentlicht. Die OMG weist auf der Seite darauf hin, dass 2.0.1 inzwischen von Version 2.0.2 abgelöst wurde.

Ein Beispiel aus der Praxis ist die Bundesverwaltung. Das Bundesverwaltungsamt beschreibt ADONIS als einheitliches Prozessmanagement-Werkzeug des Bundes für Modellierung, Dokumentation, Analyse und Optimierung. Das ist ein typischer Einsatz: Abläufe beschreiben, vergleichen und verbessern.

Welche Arten von Werkzeugen gibt es?

Es gibt sehr verschiedene Gruppen, die sich in Zweck und Aufwand deutlich unterscheiden. Dreher Consulting stellt sechs Produkte vor und ordnet sie je einer Kategorie zu. Der Beitrag nennt sie ausdrücklich eine Auswahl typischer Marktteilnehmer im deutschsprachigen Raum, keine Empfehlung und ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Die Spalte „Wofür“ ist unsere knappe Einordnung.

Ergänzend zu dieser Auswahl nennt das Bundesverwaltungsamt ADONIS als einheitliches Prozessmanagement-Werkzeug des Bundes und MODULO als Workshop-Methode, mit der sich Abläufe mit physischen oder digitalen Karten erheben und im BPMN-Format in ADONIS oder andere Werkzeuge übertragen lassen.

Nur ein Teil dieser Werkzeuge führt Abläufe wirklich aus, etwa die Orchestrierungsplattform Camunda 8 oder Workflow-Systeme. Die übrigen beschreiben oder analysieren Abläufe. Mehr zu Ausführung und Koordination steht im Artikel zur Prozessorchestrierung, mehr zur Analyse im Artikel zu Process Mining.

Wie wählt man Prozessmanagement-Software aus?

Man wählt nach dem Zweck und nach den vorhandenen Systemen, nicht nach Ranglisten. Dreher Consulting nennt als Gesichtspunkte die Regulierung der Branche, die vorhandene ERP-Landschaft, die Stärken des eigenen Teams, die Prozessstrategie sowie einmalige und laufende Kosten, etwa bei Cloud-Software. Die Liste dort ist ausdrücklich nicht abschließend.

SAP Signavio ergänzt aus Anbietersicht: Das Werkzeug soll leistungsfähig sein und doch eine intuitive, kollaborative Oberfläche bieten, damit alle Beteiligten an der Modellierung mitwirken können. Außerdem soll es Prozesse analysieren und sich an komplexe ERP-Systeme anbinden lassen.

Preise nennt SAP Signavio auf der genannten Seite nicht. Dreher Consulting gibt für Microsoft Visio „ab ca. 6 Euro pro Nutzer pro Monat“ an und für BPM-Suiten Jahreslizenzen im fünf- bis niedrig sechsstelligen Bereich zuzüglich Einführungsaufwand. Einführung und Schulung machen dort laut Dreher 60 bis 75 Prozent der Gesamtkosten der ersten drei Jahre aus (Beratungsunternehmen, Stand Oktober 2026, ohne Herleitung der Zahlen). Nehmen Sie das als Größenordnung, nicht als Angebot. Holen Sie Angebote ein und fragen Sie nach dem Aufwand für Einführung und Pflege der Modelle, nicht nur nach der Lizenz.

Wie läuft Prozessmanagement ab, und wo setzt die Software an?

Die Haufe Akademie nennt vier Methoden: Modellierung, oft mit BPMN, Prozessanalyse zum Finden von Schwachstellen und Engpässen, Automatisierung wiederkehrender Aufgaben durch Software und laufende Überwachung mit Prozesskennzahlen. Außerdem gibt es Workflow-Systeme und Process Mining, das Protokolldaten aus der Ausführung nutzt. Die Software setzt also an jedem dieser Schritte an, aber nicht jedes Produkt deckt alle ab.

Ein Beispiel für typischen Nutzen (erfunden): Ein Betrieb dokumentiert den Ablauf der Lieferantenfreigabe als BPMN-Diagramm, legt Zuständigkeiten fest und lässt eine Workflow-Engine die Freigabe per Formular anstoßen. Der Ablauf ist bei jeder Lieferantenfreigabe nahezu gleich, deshalb lohnt sich das Modell.

Wo reicht Prozessmanagement-Software bei Einzel- und Variantenaufträgen nicht aus?

Sie reicht dort nicht aus, wo jeder Auftrag anders läuft und Informationen in mehreren Systemen liegen. Prozessmanagement-Software geht von einem Prozess aus, der sich modellieren lässt: Schritte, Entscheidungen, Zuständigkeiten. Das passt zu Abläufen wie Rechnungsprüfung, Urlaubsanträgen oder Standardbestellungen.

Bei Sondermaschinen und Anlagen hat ein Auftrag eigene Zeichnungen, eigene Stücklisten und Änderungen nach Auftragseingang. Die Zeichnungsfreigabe kommt per Mail, die Rückfrage an den Kunden steht in einer Tabelle, die Stückliste liegt im PLM, die Bestellung im ERP. Ein Modell, das jede Variante vorsieht, wird groß und veraltet schnell. Das ist eine Einschätzung aus der Art der Aufgabe. Eine Messung dazu haben wir nicht.

Hier fehlt oft nicht das Prozessmodell, sondern der aktuelle Stand je Auftrag und der nächste Schritt an der Übergabe: Was ist freigegeben, was fehlt, wer ist dran. Diese laufende Steuerung eines einzelnen Kundenauftrags nennt man Auftragssteuerung. Den Teil vor der Fertigung beschreibt die Seite zum Auftragsvorlauf. Wie die Aufgaben von der Auftragsklärung bis zur Abnahme zusammenhängen, beschreibt der Artikel zur Auftragsabwicklung. Wie sich Projektmanagement-Werkzeuge dazu verhalten, erklärt der Beitrag zu Projektmanagement-Software im Maschinenbau.

Was ergänzt eine Software für die Auftragsabwicklung?

Sie ergänzt eine Ebene, die Prozessmanagement-Software nicht abdeckt: den Stand jedes einzelnen Auftrags über die Systeme hinweg. Das ERP bleibt dabei bestehen und führend, mehr dazu auf der Seite zur ERP-Erweiterung.

Ein Beispiel für diesen Ansatz ist Keralo, ein junges Münchner Team. Die Software ist kein BPM-Werkzeug, kein Modellierer und kein Workflow-System. Die Software hält für jeden Kundenauftrag den Stand über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg und schlägt an jeder Übergabe zwischen Abteilungen den nächsten Schritt mit allen Unterlagen vor. Die zuständigen Leute stimmen zu, ändern oder stoppen, und jede Entscheidung wird protokolliert. Sie läuft im Netz des Kunden. Es gibt derzeit keine Installationen, das Team sucht fünf Hersteller als Entwicklungspartner.

Beides kann nebeneinander bestehen. Wer Prozesse dokumentieren muss, etwa für Zertifizierungen, braucht weiter ein Modellierungswerkzeug. Die Auftragssteuerung ersetzt es nicht.