Process Mining: Definition, Daten, Grenzen

Was ist Process Mining und wie funktioniert es?

Process Mining ist laut Celonis eine Technologie zur Modellierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie arbeitet mit Ereignisdaten aus IT-Systemen statt mit Workshops, in denen Beteiligte den Ablauf aufzeichnen. Celonis bezeichnet sie als schneller, kostengünstiger und genauer als solche Workshops. Das ist die Sicht eines Anbieters.

Der Ablauf ist in vier Schritten beschrieben. Man liest Ereignisdaten aus bestehenden Systemen aus, baut daraus ein Bild der tatsächlichen Abläufe samt ihrer Varianten, stellt das über Systeme und Abteilungen hinweg dar und nutzt es, um Ineffizienzen zu finden und die Wirkung von Änderungen vorher und nachher zu messen. Diese Beschreibung stammt vom Anbieter Celonis. Der Anbieter betont, dass dafür kein bestehendes System ersetzt werden muss, weil die Methode auf den vorhandenen Systemen aufsetzt.

Der Kern ist der Unterschied zwischen Soll und Ist. Der Soll-Prozess steht im Handbuch oder im Kopf der Erfahrenen. Der Ist-Prozess steht in den Daten, und er weicht oft ab, weil Aufträge Umwege nehmen, Schritte wiederholt werden oder Freigaben warten.

Welche Daten braucht Process Mining?

Process Mining braucht ein Ereignisprotokoll (englisch: Event Log), in dem jedes Ereignis zu einem Vorgang, einer Tätigkeit und einem Zeitpunkt gehört. So legt es der Prozessforscher Wil van der Aalst in seinem Foliensatz zu Event Logs fest. Als Minimum nennt er eine Tabelle, in der jede Zeile ein Ereignis ist und mindestens drei Spalten vorkommen: Vorgangsnummer, Tätigkeit und Zeitstempel. Weitere Spalten, etwa die ausführende Person, sind optional.

Die Daten können laut derselben Quelle aus Datenbanken, CSV-Dateien oder Tabellen, Transaktionsprotokollen, ERP-Systemen und Schnittstellen stammen. Das Fraunhofer FIT nennt als Quelle die betrieblichen Ereignisdaten in den Datenbanken der Unternehmen.

Zwei Folgen sind wichtig. Erstens muss die Datenqualität stimmen: Fehlen Zeitstempel oder ist die Zuordnung zu einem Vorgang unsauber, ist das Ergebnis unbrauchbar. Nach dem Foliensatz von Wil van der Aalst braucht ein Ereignisprotokoll mindestens eine Vorgangskennung, eine Tätigkeit und einen Zeitstempel je Zeile. Zweitens sieht Process Mining nur, was in einem System verbucht wurde. Ein Schritt, der per Mail oder in einer privaten Tabelle erledigt wird, taucht nicht auf. Celonis nennt dafür selbst eine Ergänzung, das Task Mining, das Tätigkeiten außerhalb von Transaktionssystemen erfasst, etwa das Versenden einer Mail oder das Öffnen einer Tabelle.

Wie sieht ein Ereignisprotokoll im Auftragsgeschäft aus?

Es sieht aus wie eine lange Liste von Buchungen, sortiert nach Auftragsnummer und Zeit. Das folgende Beispiel ist erfunden und zeigt nur das Prinzip.

Aus vielen solcher Aufträge berechnet die Software, welche Reihenfolgen vorkommen und wie lange es zwischen zwei Tätigkeiten dauert. Im Beispiel fällt auf, dass die Bestellung zweimal ausgelöst wurde, weil die Stückliste nach der Freigabe noch einmal geändert wurde. Dass die Änderung vom Kunden kam und per Mail angekündigt wurde, steht nicht im Protokoll.

Welche Arten von Process Mining gibt es?

Es gibt drei Arten, die sich nach der Frage unterscheiden: Discovery, Conformance und Enhancement. Die folgende Tabelle fasst sie zusammen (nach Kamala, 2019, die Namen der drei Arten auch bei van der Aalst).

Für den Einstieg ist Discovery meist die erste Art, weil kein Soll-Modell nötig ist. Conformance setzt voraus, dass es ein Modell gibt, gegen das man prüfen kann, zum Beispiel eine Freigaberegel.

Die IEEE Task Force hat im Rahmen der BPM-Workshops 2011 ein Process Mining Manifesto veröffentlicht, an dem nach eigener Angabe mehr als 75 Personen aus über 50 Organisationen mitgearbeitet haben. Es soll als Leitfaden für Entwickelnde, Forschende, Beratende, Führungskräfte und Anwendende dienen.

Wie unterscheidet sich Process Mining von Business Intelligence?

Business Intelligence wertet Kennzahlen aus, Process Mining wertet Abläufe aus. Ein BI-Bericht sagt, wie viele Aufträge im Monat abgeschlossen wurden und wie hoch die durchschnittliche Durchlaufzeit war. Process Mining zeigt, welche Wege die einzelnen Aufträge genommen haben und an welcher Stelle sie gewartet haben. Dafür braucht es die Reihenfolge der Ereignisse je Vorgang, nicht nur Summen und Durchschnitte. Das ist eine fachliche Abgrenzung aus der Funktionsweise, keine Marktstudie.

Was kostet Celonis, und was ist Celonis?

Celonis ist ein Anbieter von Process-Mining-Software und veröffentlicht keine Preise. Laut OMR Reviews (Seite aktualisiert im Januar 2026) kommuniziert der Anbieter keine Preisinformationen, verweist auf ein individuelles Angebot und führt eine kostenlose Testversion und eine kostenlose Demo auf.

Celonis selbst beschreibt auf seiner Seite, die Methode liefere eine objektive, faktenbasierte Sicht und sei schneller und günstiger als Workshops zur Prozessaufnahme, die der Anbieter als langwierig und oft subjektiv bezeichnet. Das ist die Sicht eines Anbieters. Für Ihre Entscheidung zählt, ob in Ihren Systemen genug Spuren liegen, um eine Frage zu beantworten, und ob Sie jemanden haben, der die Auswertung im Haus fachlich einordnen kann. Auch eine Auswertung im kleinen Rahmen, zum Beispiel mit einem Export aus dem ERP, kann zeigen, ob die Datenlage für mehr reicht. Das Fraunhofer FIT bietet dafür nach eigener Angabe einen Process Mining Quick-Scan an.

Wir nennen deshalb keine Preisspanne. Die Zahlen, die Verzeichnisse und Blogs im Netz herumreichen, sind Schätzungen ohne Herstellerbeleg. Wer budgetieren muss, holt zwei oder drei Angebote ein und lässt den Umfang festlegen: Wie viele Prozesse, welche Systeme, wie viele Nutzende, wie viel Einführungsaufwand.

Wie fängt man mit Process Mining an?

Man fängt mit einer konkreten Frage zu einem eng abgegrenzten Prozess an, nicht mit dem ganzen Unternehmen. Eine Reihenfolge, die sich aus den beschriebenen Anforderungen ergibt:

1. Frage festlegen, zum Beispiel: Warum dauert die Zeit zwischen Auftragsbestätigung und Fertigungsfreigabe so unterschiedlich lang?
2. Prozess abgrenzen: Welcher Anfang, welches Ende, welche Auftragsarten?
3. Datenquellen klären: In welchem System wird welcher Schritt gebucht, und wer pflegt es?
4. Ereignisprotokoll bauen: Vorgangsnummer, Tätigkeit, Zeitstempel, bei Bedarf Person und Abteilung.
5. Qualität prüfen: Stimmen die Zeitstempel, gibt es Nachträge und Sammelbuchungen?
6. Auswerten, mit den Beteiligten besprechen und erst dann Änderungen beschließen.
7. Nach der Änderung mit denselben Daten nachmessen.

Typische Fehler sind ein zu großer Zuschnitt, Daten, die erst nachträglich und gesammelt gebucht wurden, und Auswertungen, die niemand mit den Fachleuten aus Konstruktion oder Arbeitsvorbereitung durchspricht. Gerade bei nachträglichen Buchungen sagt der Zeitstempel nichts darüber, wann die Arbeit wirklich geschah.

Was macht man mit dem Ergebnis? Prozessoptimierung in der Praxis

Man nutzt es, um Engpässe und Wartezeiten zu finden, Abweichungen vom Soll zu erkennen und nach einer Änderung zu prüfen, ob sich der Ablauf verbessert hat. Process Mining ist dafür ein Messinstrument. Die Änderung selbst, etwa eine neue Freigaberegel oder eine geänderte Übergabe, müssen Menschen entscheiden.

Typische Auswertungen sind die Durchlaufzeit je Prozessschritt, die häufigsten Varianten und die Stellen, an denen Vorgänge zurückspringen. Wie sich eine lange Durchlaufzeit zusammensetzt, erklärt der Artikel zur Durchlaufzeit.

Wo stößt Process Mining bei Einzel- und Variantenaufträgen an Grenzen?

Es stößt dort an Grenzen, wo der Ablauf eines Auftrags nicht in einem System, sondern zwischen mehreren entsteht. Bei Herstellern konfigurierter Maschinen und Anlagen läuft ein Auftrag durch ERP, PLM, Postfach und Dateiablage. Die Zeichnungsfreigabe kommt per Mail, die Rückfrage an den Kunden steht in einer Tabelle, die Stückliste liegt im PLM, die Bestellung im ERP. Im Ereignisprotokoll des ERP sieht man dann den Anfang und das Ende eines Schritts, aber nicht, was dazwischen passiert ist.

Dazu kommt, dass Process Mining nachträglich arbeitet. Es analysiert abgeschlossene oder laufende Vorgänge anhand gespeicherter Daten und liefert eine Auswertung für die Prozessverantwortlichen. Es sagt keinem Beteiligten morgens, welcher Auftrag heute welche Unterlagen für den nächsten Schritt braucht. Das ist keine Schwäche der Methode, sie ist dafür nicht gedacht.

Wo gleichartige Vorgänge in großer Zahl verbucht werden, etwa Rechnungsprüfung oder Bestellungen im Standardeinkauf, ist sie stark. Bei Aufträgen, die jeweils anders konstruiert werden, sind die Varianten so zahlreich, dass das Bild schwer zu lesen ist. Das ist eine Einschätzung aus der Natur der Sache, keine gemessene Aussage über bestimmte Werkzeuge.

Für die laufende Steuerung gibt es andere Ansätze. Eine Übersicht über Systeme, die Abläufe ausführen und koordinieren, finden Sie im Artikel zur Prozessorchestrierung, die Einordnung von Modellierungs- und Workflow-Werkzeugen im Beitrag zu Prozessmanagement-Software.

Wie hängt Process Mining mit der Auftragsabwicklung zusammen?

Process Mining beantwortet die Frage, wo es hakt. Die Auftragsabwicklung muss die Frage beantworten, was als Nächstes zu tun ist. Beides ergänzt sich, ersetzt sich aber nicht. Mehr zum Ablauf vom Auftragseingang bis zur Abnahme steht im Artikel zur Auftragsabwicklung.

Keralo ist kein Process-Mining-Werkzeug. Die Software hält für jeden Kundenauftrag den Stand über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg und schlägt an jeder Übergabe zwischen Abteilungen den nächsten Schritt mit allen Unterlagen vor. Die zuständigen Leute stimmen zu, ändern oder stoppen, und jede Entscheidung wird protokolliert. Dieses Protokoll ist ein Nebenprodukt und kein Ersatz für eine Analyse.