Ratgeber
Arbeitsvorbereitung: Aufgaben, Ablauf und Übergaben
Die Arbeitsvorbereitung (AV, auch AVOR genannt) umfasst alle Maßnahmen, die nötig sind, damit ein Produkt gefertigt werden kann. Sie plant, welche Teile, Arbeitsschritte und Ressourcen ein Auftrag braucht, steuert die Termine und sitzt damit zwischen Konstruktion und Fertigung. Dieser Ratgeber zeigt, was die Arbeitsvorbereitung bei Herstellern konfigurierter Maschinen und Anlagen leistet und was sie von der Konstruktion braucht.
Was ist Arbeitsvorbereitung?
Arbeitsvorbereitung ist die Gesamtheit aller Maßnahmen, die eine Fertigung erst möglich machen. Das Wort meint zugleich die Abteilung, die diese Aufgaben übernimmt. Nach der Definition im REFA-Lexikon umfasst sie sämtliche Maßnahmen zur Ermöglichung der Fertigung oder Bearbeitung von Sachgütern. Üblich ist die Kurzform AV, in manchen Betrieben auch AVOR.
Das Gabler Wirtschaftslexikon nennt als Ziel einen reibungslosen, termingerechten und effizienten Ablauf des Produktionsprozesses. Die Arbeitsvorbereitung sitzt dafür zwischen Konstruktion und Fertigung. Was die Konstruktion zeichnet und als Stückliste weitergibt, übersetzt sie in Arbeitsgänge, Materialbedarf, Termine und Anweisungen für Werkstatt und Montage.
Was gehört zur Arbeitsvorbereitung?
Die Arbeitsvorbereitung gliedert sich in Arbeitsplanung, Arbeitssteuerung und Arbeitskontrolle. Die Planung legt einmalig fest, was wie und womit gefertigt wird. Die Steuerung verteilt die Arbeit termingerecht, die Kontrolle vergleicht Soll und Ist.
| Bereich | Frage | Typische Aufgaben |
|---|---|---|
| Arbeitsplanung | Was wird wie und womit gefertigt? | Stückliste erstellen und prüfen, Bedarf an Material, Maschinen und Personal planen, Ablaufplan für die Erzeugnisse festlegen |
| Arbeitssteuerung | Wer fertigt was, wann, wie viel und wo? | Arbeitsprogramm mit Erzeugnissen, Mengen und Zeitfolgen, fristgerechte Verteilung der Aufgaben, Bereitstellung von Material und Werkzeugen |
| Arbeitskontrolle | Wurde wie geplant gefertigt? | Soll-Ist-Vergleich, Abweichungen erkennen und Ursachen beseitigen |
Die drei Teilbereiche und ihre Aufgaben folgen REFA und LeanBase. Die Arbeitssteuerung heißt dort auch Fertigungssteuerung, als Hilfsmittel nennt das Gabler Wirtschaftslexikon PPS-Systeme (Produktionsplanung und -steuerung). Wie sich die Begriffe voneinander abgrenzen, steht im Beitrag Produktionsplanung, Fertigungssteuerung und Auftragssteuerung.
Kurzfristig und langfristig planen
Die Arbeitsplanung hat zwei Zeithorizonte. Die Arbeitsablaufplanung betrifft den einzelnen Auftrag und ist kurzfristig: Hier entsteht der Ablaufplan für die Erzeugnisse (REFA). Die Arbeitssystemplanung ist langfristig und betrifft einzelne Arbeitsplätze bis hin zu ganzen Fabriken (LeanBase). Im Tagesgeschäft eines Herstellers mit Kundenaufträgen steht die Ablaufplanung im Vordergrund. Die Systemplanung kommt bei Investitionen und Umbauten dazu.
Was ein Stellenprofil im Alltag nennt
Stellenprofile wie das von Hays beschreiben die Arbeit konkret: die nötigen Fertigungsschritte analysieren, Zeit- und Terminpläne erstellen, die Personalkapazität bestimmen, Material und Arbeitsmittel organisieren, die laufende Fertigung überwachen, Probleme im Ablauf beheben, die Qualität der fertigen Erzeugnisse kontrollieren und Arbeitsanweisungen für die Produktionsmitarbeitenden schreiben. Hays nennt die Arbeitsvorbereitung selbst die Schnittstelle zwischen Konstruktion und Produktion. Industrial Engineering Vision ergänzt, dass die moderne AV zunehmend Managementaufgaben übernimmt, etwa in der Zeitwirtschaft.
Was ist im Sondermaschinen- und Anlagenbau anders?
Bei Maschinen und Anlagen nach Kundenwunsch beginnt die Arbeitsvorbereitung für jeden Auftrag praktisch neu. In der Serienfertigung wird ein Arbeitsplan einmal erstellt und oft wiederverwendet. Bei Einzelfertigung und Kleinserien ändert sich die Stückliste mit jedem Auftrag, und damit auch der Arbeitsplan. Laut Gabler Wirtschaftslexikon richten sich Ausmaß und Art der Arbeitsvorbereitung nach Betriebsgröße, Betriebstypus und Produktionsprogramm.
Dazu kommt, dass Konstruktion und Fertigung oft parallel laufen. Der Auftrag ist bestätigt, während einzelne Baugruppen noch konstruiert werden. Die AV plant deshalb häufig mit unvollständigen Unterlagen und muss später nachziehen, wenn die Konstruktion Stände ändert.
Wie läuft die Arbeitsvorbereitung für einen Auftrag ab?
In der Regel in sieben Schritten, die sich je nach Betrieb in Reihenfolge und Tiefe unterscheiden. Die folgende Abfolge ist ein allgemeines Beispiel aus den oben genannten Aufgaben und keine Norm.
- Unterlagen prüfen. Sind Stückliste, Zeichnungen und Spezifikationen vollständig und freigegeben? Fehlt etwas, geht die Rückfrage an die Konstruktion.
- Stückliste für die Fertigung aufbereiten. Aus der Konstruktionsstückliste wird eine Fertigungsstückliste, geordnet nach Vorfertigung und Montage.
- Arbeitsplan erstellen. Arbeitsgänge, Reihenfolge, Arbeitsplätze, Werkzeuge und Vorgabezeiten werden festgelegt.
- Material klären. Was liegt auf Lager, was muss bestellt werden, und welche Zukaufteile haben lange Lieferzeiten? Der Einkauf bekommt die Bedarfe.
- Termine und Kapazität abstimmen. Die AV prüft, wann Arbeitsplätze und Personal frei sind, und verbindet das mit dem zugesagten Liefertermin.
- Fertigungsauftrag bilden und freigeben. Sind die Voraussetzungen erfüllt, geht der Auftrag in die Fertigung, siehe Fertigungsauftrag.
- Begleiten und abgleichen. Rückmeldungen aus der Werkstatt werden mit dem Plan verglichen, Abweichungen führen zu Rückfragen oder neuer Planung.
Das Gabler Wirtschaftslexikon nennt zu diesen Aufgaben unter anderem die Festlegung der Bearbeitungsreihenfolge, meist über ein PPS-System, das Schreiben von Arbeitsanweisungen und die rechtzeitige Planung von Material- und Werkzeugbereitstellung.
Was braucht die Arbeitsvorbereitung von der Konstruktion?
Die AV braucht eine freigegebene, eindeutige Stückliste, die dazugehörigen Zeichnungen und Spezifikationen sowie eine klare Aussage, was sich gegenüber dem letzten Stand geändert hat. Weil die AV laut Hays und REFA die Schnittstelle zur Konstruktion bildet, hängt ihre Arbeit unmittelbar an dieser Übergabe.
Konkret erwartet eine Arbeitsvorbereitung in der Regel:
- die Konstruktionsstückliste mit eindeutigen Teilenummern, Mengen und Baugruppenstruktur,
- freigegebene Zeichnungen und, wo nötig, 3D-Daten,
- Angaben zu Material, Toleranzen, Oberflächen und Prüfanforderungen,
- Hinweise auf Zukaufteile mit langen Lieferzeiten,
- bei Änderungen: was geändert wurde, ab welchem Stand und welche bereits laufenden Fertigungsaufträge betroffen sind.
Die Stückliste der Konstruktion ist dabei nicht die Liste, mit der gefertigt wird. In der Regel wandelt die Arbeitsvorbereitung die Konstruktionsstückliste in eine Fertigungsstückliste um, ergänzt fehlende Angaben und ordnet sie nach Fertigung und Montage neu, wie IT-Production beschreibt. Was dabei genau passiert, steht im Beitrag Fertigungsstückliste. Für Änderungen nach der Freigabe gibt es einen eigenen Ratgeber zum Änderungsmanagement.
Wie sieht eine Übergabe in der Praxis aus?
Ein Beispiel, ausgedacht und ohne Bezug zu einem echten Betrieb: Ein Hersteller von Förderanlagen bestätigt einen Auftrag Anfang des Monats. Die Konstruktion arbeitet noch an der Antriebseinheit, die Rahmenbaugruppen sind fertig. Die Konstruktion schickt der AV die Stückliste der Rahmen per Mail und legt die Zeichnungen auf dem Laufwerk ab. Zwei Wochen später ändert sich die Antriebsaufnahme, und die Konstruktion legt eine neue Zeichnung ab, ohne dass jemand die AV benachrichtigt.
Die AV hat inzwischen den Arbeitsplan für die Rahmen geschrieben und beim Einkauf die Zukaufteile angefragt. Fällt die Änderung erst in der Werkstatt auf, sind Teile gefertigt oder bestellt, die nicht mehr passen. Fällt sie bei der Freigabe auf, kostet sie nur eine Rückfrage. Entscheidend ist, ob die AV vom neuen Stand erfährt, bevor sie weiterplant. Dafür braucht es den festgelegten Übergabepunkt und den Meldeweg für Änderungen aus dem Praxistipp oben. Diese Übergaben zwischen Konstruktion, Arbeitsvorbereitung und Einkauf bis zur Fertigungsfreigabe beschreibt die Seite zum Auftragsvorlauf.
Woran erkennt man, dass die Übergabe zur AV hakt?
Meist an Rückfragen, die immer wieder dieselbe Ursache haben. Die folgenden Anzeichen sind allgemeine Beobachtungen aus der Logik des Ablaufs und keine Messwerte:
- Die AV erfährt von Änderungen erst, wenn die Werkstatt anruft.
- Mehrere Stände einer Stückliste liegen in Postfach, Ablage und ERP nebeneinander.
- Fertigungsaufträge werden freigegeben, obwohl Zeichnungen oder Zukaufteile noch offen sind.
- Wer einen Auftrag kennt, muss erst nachsehen, wo der aktuelle Stand liegt, bevor er antworten kann.
Wenn zwei oder mehr davon zutreffen, lohnt es sich, einen einzelnen Auftrag von der Auftragsbestätigung bis zur Freigabe nachzuzeichnen. Wer ist wann gefragt worden, und welche Unterlage hat gefehlt? Das zeigt meist schneller als jede Kennzahl, wo die Zeit bleibt.
Welche Kennzahlen eignen sich für die Arbeitsvorbereitung?
Die Quellen, die wir geprüft haben, nennen keine verbindlichen Kennzahlen für die AV. Sinnvoll sind Größen, die sich aus dem Ablauf ergeben und ohne Spezialsoftware erhoben werden können. Die folgende Auswahl ist ein Vorschlag, keine Norm:
| Kennzahl | Was sie zeigt | Woher die Daten kommen |
|---|---|---|
| Zeit von der Auftragsbestätigung bis zur Fertigungsfreigabe | Wie lange die Vorbereitung insgesamt dauert | Datum der Bestätigung und der Freigabe im ERP |
| Zeit, die Unterlagen in der AV liegen, bevor jemand sie bearbeitet | Wartezeit an der Übergabe | Datum der Übergabe und des Bearbeitungsbeginns |
| Zahl der Rückfragen an die Konstruktion je Auftrag | Wie vollständig die Unterlagen ankommen | Rückfragen aus Postfach oder Ticketliste, zunächst von Hand gezählt |
| Fertigungsaufträge, die nach der Freigabe geändert werden | Wie belastbar die Freigabe war | ERP-Historie |
Allgemeine Kennzahlen zur Produktion, etwa Termintreue, beschreibt der Beitrag Produktionskennzahlen. Wenn Sie nur eine Kennzahl führen wollen, wählen Sie die erste. Sie lässt sich mit zwei Datumsangaben pro Auftrag erheben.
Mit welchen Werkzeugen arbeitet die Arbeitsvorbereitung?
Die Arbeitsvorbereitung arbeitet meist mit ERP- oder PPS-System, CAD und Office-Programmen. Das Stellenprofil von Hays nennt genau diese Kenntnisse: MS Office, CAD, ERP und SAP sowie branchenspezifische Software.
Wichtig ist die Abgrenzung der Systeme. Das ERP führt Stammdaten, Bestellungen und Aufträge. Ein MES unterstützt die Steuerung und Rückmeldung in der Fertigung, ein PLM verwaltet die Konstruktionsdaten. Zwischen diesen Systemen, dem Postfach und der Dateiablage liegt der tatsächliche Stand eines Auftrags oft verteilt. Die AV verbringt dann viel Zeit mit dem Zusammensuchen von Unterlagen.
Wer Software für die Arbeitsvorbereitung auswählt, kann vorab einige Fragen klären:
- Welche Aufgaben aus der Tabelle oben sind heute tatsächlich zeitaufwendig, die Planung oder das Zusammensuchen?
- Gibt es für Stücklisten, Zeichnungen und Änderungen eine führende Stelle, oder liegen sie an mehreren Orten?
- Wer pflegt Stammdaten wie Arbeitspläne und Vorgabezeiten, und wie aktuell sind sie?
- Soll das Werkzeug planen, oder soll es Informationen zusammenführen und den nächsten Schritt vorschlagen?
Warum wird die Arbeitsvorbereitung zur Wissensfrage?
Weil erfahrene Fachkräfte in den kommenden Jahren in Rente gehen und Nachwuchs fehlt. Nach Angaben des Statistischen Bundesamts werden bis 2040 rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter von 67 Jahren überschritten haben, das sind 30,0 Prozent aller Erwerbspersonen, die dem Arbeitsmarkt im vergangenen Jahr zur Verfügung standen. Die Zahl gilt für die gesamte Wirtschaft und sagt nichts über die Arbeitsvorbereitung allein.
Für den Maschinenbau hat das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) 2024 eine eigene Rechnung vorgelegt: Etwa ein Viertel der Beschäftigten, mehr als 296.000 Personen, dürfte demnach innerhalb von zehn Jahren in Rente gehen. Im selben Zeitraum kämen rund 118.000 Personen als Nachrückende in Betracht. Das IW spricht von einer rein rechnerischen Lücke von etwa 178.000. Wo Auftragswissen bei einzelnen Personen liegt, wird das spürbar.
Für Hersteller heißt das: Was heute in Köpfen und Excel-Listen steckt, etwa welche Lieferanten für welche Baugruppe taugen oder worauf bei einem Kunden zu achten ist, muss in den Abläufen auffindbar sein. Das gelingt nicht durch Software allein. Es beginnt mit klaren Übergaben und festgehaltenen Entscheidungen.
Wo kann Software die Arbeitsvorbereitung entlasten?
Software kann die Suche und das Zusammentragen von Unterlagen abnehmen, die Planung bleibt bei den Fachleuten. Keralo, ein junges Münchner Team, baut dafür eine Software. Sie hält für jeden Kundenauftrag den Stand über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg und schlägt an der Übergabe von der Konstruktion zur Arbeitsvorbereitung den nächsten Schritt mit allen Unterlagen vor. Die zuständigen Personen stimmen zu, ändern oder stoppen, und jede Entscheidung wird protokolliert.
Sie ersetzt weder ERP noch Feinplanung noch PLM. Das ERP bleibt, die Software läuft im Netz des Kunden. Wenn Sie das Vorgehen mitgestalten wollen, finden Sie die Informationen unter Entwicklungspartner.
Nächster Schritt
Die Übergabe an die Arbeitsvorbereitung gemeinsam ansehen
In der kostenlosen Auftragsdurchlauf-Analyse sehen wir uns mit Ihnen einen echten Auftrag an und zeigen schriftlich, wo Unterlagen und Rückfragen zwischen Konstruktion und AV liegen bleiben. Sie dauert 60 bis 90 Minuten und verpflichtet zu nichts.