Projektmanagement-Software im Maschinenbau: Vergleich

Brauchen Sie als Maschinenbauer überhaupt Projektmanagement-Software?

Nicht zwingend, aber ab einer gewissen Komplexität lohnt sie sich. Das ist unsere Einschätzung, keine Messung: Projektmanagement ist auch ohne Software möglich, bei vielen Beteiligten und mehreren angebundenen Systemen wie ERP oder Dokumentenablage hilft sie. Das trifft auf konfigurierte Maschinen und Anlagen häufig zu: Ein Auftrag berührt viele Abteilungen, Lieferanten und den Kunden, und die Termine hängen aneinander.

Wichtig ist die Erwartung. Kein einzelnes Werkzeug beantwortet alle Fragen, das zeigt schon die Vielfalt der Anbieter unten. Das Ziel ist also selten das eine perfekte Programm. Es geht darum, für jede Frage das passende Werkzeug zu haben und die Stellen zu kennen, an denen zwei Werkzeuge nichts voneinander wissen.

Welche Arten von Projektmanagement-Software gibt es?

Projektmanagement-Software unterstützt bei der Durchführung von Projektmanagement-Aufgaben. Für die Praxis im Maschinenbau hilft eine Sortierung nach dem, was das Werkzeug im Kern kann.

Die Zuordnung der Beispiele ist eine Orientierung. Funktionen und Lizenzen ändern sich, prüfen Sie sie vor einer Entscheidung beim jeweiligen Anbieter.

Was können MS Project, Asana, Jira und OpenProject?

Alle vier planen Arbeit und machen Zuständigkeiten sichtbar, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Die folgenden Angaben stammen von den Anbieterseiten und Verzeichnissen und wurden nicht selbst getestet.

• MS Project: Laut dem Verzeichnis SoftGuide plant es Projekte auf mehreren Zeitachsen, zeigt die Ressourcennutzung als Heat-Map und kann Portfolio-Szenarien modellieren. Das Verzeichnis nennt drei Varianten: Project Standard für den Desktop, Project Professional und Project Server. Letzteres ist eine lokale Serverlösung für Projekt- und Portfoliomanagement.
• Asana: Laut Hersteller bietet es Aufgaben mit Unteraufgaben, eine Zeitleiste im Gantt-Stil mit Meilensteinen und Abhängigkeiten sowie Portfolios, die alle Projekte eines Teams in einer Ansicht zeigen. Der Hersteller bietet eine kostenlose Testphase von 30 Tagen an. Welche Funktion in welchem Tarif enthalten ist, zeigt die Preisseite.
• Jira: Laut Atlassian dient es dazu, Aufgaben (dort Vorgänge genannt) zu planen und Fortschritte zu verfolgen. Der Hersteller bewirbt es für alle Teams und nennt neben Entwicklung auch Marketing, Design, Operatives Geschäft und IT. Ob die Vorgangslogik zu Aufträgen mit Stückliste, Zeichnung und Bestellung passt, sollten Sie im Test prüfen.
• OpenProject: Ein Open-Source-System, das auf einer eigenen Seite für Anlagen- und Maschinenbau Gantt-Diagramme, Arbeitspakete, Dashboards und Budgetkontrolle nennt. Es lässt sich laut Hersteller in der Cloud oder vor Ort installieren.

Das sind alles Werkzeuge, die den Plan abbilden. Sie fragen nicht nach, ob die Zeichnung tatsächlich freigegeben ist. Das tragen Menschen ein.

Was bieten ERP-Projektmodule und Multiprojekt-Software?

Sie sind näher an den Daten des Auftrags, weil Kalkulation, Material und Zeiten im selben System liegen. SoftGuide führt in der Rubrik Sondermaschinenbau neben ERP- und PPS-Systemen ausdrücklich Lösungen für Projektmanagement und Projektcontrolling, Angebotskalkulation und Nachkalkulation, Stücklistenverwaltung, Variantenmanagement und die Anbindung von CAD, PDM und PLM. Wer sein ERP ohnehin nutzt, bekommt so Projektfunktionen ohne zweites System.

Spezialisierte Multiprojekt-Software setzt dagegen auf die Sicht über viele Projekte: Wer hat in welcher Woche wie viel Kapazität, welche Projekte konkurrieren um dieselben Leute. Das ist im Sondermaschinenbau ein echtes Thema, denn Konstruktion und Inbetriebnahme sind oft die Engpässe. Die Kehrseite beschreibt ein Hersteller selbst: Projectworx, selbst Anbieter eines Projektmanagement-Systems, schreibt, dass Exceltabellen zwar für zentralen Überblick sorgen sollen, dieser aber eine Illusion bleibe, wenn die Werte nicht mehr aktualisiert werden. Das gilt allerdings genauso für ein Zusatzsystem, das jemand pflegen muss.

Welche Software passt zu welchem Hersteller?

Es hängt vor allem von der Frage ab, die Sie beantworten wollen.

• Sie wollen Termine und Kapazitäten über viele Projekte planen: Terminplanung oder Multiprojekt-Software.
• Ein Team soll Aufgaben transparent abarbeiten, etwa in der Inbetriebnahme: ein Aufgabenwerkzeug.
• Sie wollen Kalkulation, Material und Stunden je Auftrag zusammen sehen: das Projektmodul Ihres ERP, soweit vorhanden.
• Sie wollen wissen, wo jeder einzelne Kundenauftrag gerade hängt: Das lösen die genannten Gruppen nur, wenn Menschen den Stand pflegen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Auf fünf Punkte, die in Produktvergleichen oft fehlen. Technisch unterscheiden sich die Werkzeuge zum Beispiel darin, ob sie Standardsoftware oder konfigurierbare Lösung sind, ob sie in der Cloud oder im eigenen Netz laufen und wie sie angebunden werden. Für einen Hersteller konfigurierter Maschinen sind das die Prüffragen:

1. Datenquelle: Woher kommt der Stand? Wird er aus ERP und PLM gelesen oder von Hand eingetragen?
2. Betrieb: Darf das Werkzeug in der Cloud laufen, oder verlangen Kunden und IT einen Betrieb im eigenen Netz?
3. Schnittstellen: Gibt es eine dokumentierte Anbindung an Ihr ERP, und wer richtet sie ein und pflegt sie?
4. Pflegeaufwand: Wer aktualisiert den Plan, wie oft, und was passiert im Urlaub dieser Person?
5. Kreis der Nutzenden: Arbeiten auch Konstruktion, Einkauf und Montage damit, oder nur die Projektleitung?

Ein Beispiel, ausdrücklich erfunden: Ein Anlagenbauer führt ein Aufgabenwerkzeug für die Projektleitung ein. Die Konstruktion arbeitet weiter im PLM, der Einkauf im ERP. Nach einigen Wochen trägt die Projektleitung wöchentlich von Hand ein, was sie in den anderen Systemen erfährt. Das Werkzeug funktioniert, aber der Pflegeaufwand hängt an einer Person. Genau diese Stelle sollten Sie in der Auswahl prüfen.

Was ist Multiprojektmanagement-Software?

Multiprojektmanagement-Software verwaltet mehrere Projekte gemeinsam, vor allem ihre Termine und die Ressourcen, die sie sich teilen. Für einen Hersteller mit vielen parallelen Aufträgen beantwortet sie Fragen wie diese: Welche Aufträge brauchen im Juni dieselbe Konstruktionskapazität? Wo kollidieren zwei Inbetriebnahmen mit demselben Personal?

Das ist wertvoll, setzt aber voraus, dass die Eingangsdaten stimmen. Dauern und Aufwände sind im Sondermaschinenbau Schätzungen, und sie ändern sich, sobald der Kunde etwas ändert. Eine Multiprojekt-Sicht ist daher nur so gut wie die Pflege der Einzelpläne. Prüfen Sie, wer diese Pflege übernimmt, bevor Sie sich für ein System entscheiden.

Welche Fehler passieren bei der Einführung am häufigsten?

Die Fehler liegen selten im Werkzeug, sondern in dem, was um das Werkzeug herum nicht geklärt ist. Typisch sind diese Situationen:

• Das Werkzeug wird eingeführt, ohne dass jemand die Pflege der Daten verantwortet.
• Es kommt nur die Projektleitung hinein, die Abteilungen arbeiten weiter in ihren eigenen Listen.
• Aufgaben und Aufträge werden gleichgesetzt, obwohl zu einem Auftrag Stückliste, Zeichnung und Bestellung gehören.
• Der Plan wird einmal sauber aufgebaut und danach nicht mehr mit dem tatsächlichen Stand abgeglichen.
• Die Auswahl orientiert sich an Funktionslisten statt an den Fragen, die die Projektleitung wöchentlich beantworten muss.

Das sind typische Situationen und keine gemessenen Häufigkeiten. Sie helfen aber, vor der Entscheidung die richtigen Fragen zu stellen und das Ergebnis der Einführung nicht dem Werkzeug allein zuzuschreiben.

Wo hören Projektmanagement-Tools im Auftragsgeschäft auf?

Sie hören dort auf, wo der Auftrag zwischen Abteilungen wechselt. Ein konfigurierter Auftrag durchläuft Auftragsklärung, Konstruktion, Stückliste, Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Fertigung und Montage. An jeder dieser Übergaben liegen Unterlagen in anderen Systemen: Stückliste im ERP, Zeichnung im PLM, Rückfrage des Kunden im Postfach, Freigabe in einer Dateiablage. Ein Projektplan zeigt den geplanten Termin, aber nicht, dass die Freigabe seit Tagen auf einem Schreibtisch liegt. Mehr zu diesem Schnitt finden Sie im Beitrag zu Projektgeschäften und zur Auftragsabwicklung.

Hier setzt die Auftragssteuerung an. Sie fragt für jeden Auftrag: Wo ist er, wer ist dran, was fehlt, was ist der nächste Schritt. Keralo ist dafür eine Software, die den Stand über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg hält und an jeder Übergabe den nächsten Schritt mit den Unterlagen vorschlägt. Die zuständigen Leute stimmen zu, ändern oder stoppen, und jede Entscheidung wird protokolliert. Keralo ist kein Projektmanagement-Werkzeug, kein ERP und keine Feinplanung. Es ergänzt das, was Sie haben. Zur Einordnung gegenüber Ihrer vorhandenen Systemlandschaft hilft auch die Seite zur ERP-Erweiterung. Wie KI die Steuerung einzelner Aufträge unterstützen kann, beschreibt die Seite zu KI im Projektmanagement.

Wie fangen Sie ohne neue Software an?

Beginnen Sie mit einer einfachen Liste der laufenden Aufträge und dem Bereich, in dem jeder gerade liegt. Eine Vorlage dafür beschreibt der Beitrag zur Auftragsliste in Excel. Wenn Sie wissen, an welcher Stelle Aufträge am längsten liegen, wissen Sie auch, welche Art von Werkzeug Ihnen fehlt. Wie sich Projektsteuerung als Aufgabe von der Software trennen lässt, erklärt der Beitrag zur Projektsteuerung.