Auftragsliste in Excel: Vorlage für Hersteller mit Download

Was ist eine Auftragsliste und wofür brauchen Sie sie?

Eine Auftragsliste in Excel ist eine Übersicht aller laufenden Kundenaufträge mit Stand, Termin und Zuständigkeit. Bei Herstellern konfigurierter Maschinen und Anlagen beantwortet sie die Fragen, die in der Auftragsleitung täglich auftauchen: Welche Aufträge laufen? Wo liegt welcher gerade? Was ist der nächste Schritt, und wer ist dran? Wie bei jeder Excel-Liste hängt ihr Wert daran, dass sie jemand aktuell hält.

Was enthält die Vorlage?

Die Vorlage als Excel-Datei hat zwei Blätter. Das Blatt „Auftragsliste“ enthält zwölf Spalten für 200 Zeilen, die Kopfzeile und die erste Spalte bleiben beim Scrollen stehen, und über die Kopfzeile lässt sich filtern. Das Blatt „So geht’s“ erklärt in wenigen Hinweisen, wie die Liste gedacht ist.

Drei Dinge nimmt Ihnen die Datei ab:

• Für die Spalten „Aktueller Bereich“ und „Status“ gibt es Auswahllisten. Bereiche sind Auftragsklärung, Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Fertigung, Montage, Prüfung und Versand. Für den Status stehen in Arbeit, wartet auf Kunde, wartet intern und erledigt zur Wahl. Die Listen erzwingen die Auswahl nicht, in die Zelle lässt sich auch ein anderer Text tippen.
• Die Liegezeit in Tagen rechnet sich selbst aus. Ist kein Datum in „Im Bereich seit“ eingetragen, bleibt die Zelle leer.
• Ab drei Tagen Liegezeit wird die Zelle orange markiert.

Drei Beispielzeilen mit dem Vermerk BEISPIEL zeigen, wie Einträge aussehen können. Leeren Sie diese Zeilen, bevor Sie anfangen. Die Datumsangaben in den Beispielen sind fest eingetragen, deshalb wächst deren Liegezeit mit jedem Tag, an dem Sie die Datei öffnen.

Wer Rechnungsstatus oder Kundenstammdaten mitführen will, findet bei allgemeinen Vorlagen wie der von WHK Controlling zusätzliche Blätter für Kunden und Auswertungen sowie eine Spalte für den Rechnungsstatus. Die Vorlage hier hat bewusst keine Finanzspalten. Sie soll zeigen, wo ein Auftrag liegt, nicht, was er einbringt.

Was bedeuten die einzelnen Spalten?

Jede Spalte beantwortet eine konkrete Frage zum Auftrag.

Wie nutzen Sie die Liste im Alltag?

Aktualisieren Sie die Liste bei jeder Übergabe und sortieren Sie sie einmal pro Woche nach der Liegezeit. Die Spalte H berechnet die Tage seit der letzten Übergabe. In der deutschen Excel-Version lautet die Formel =WENN(G2="";"";HEUTE()-G2). Laut Microsoft gibt HEUTE die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums zurück. Zeigt Excel statt der Tageszahl ein Datum, stellen Sie das Zellformat auf Zahl oder Standard. In der Vorlage ist das bereits so eingestellt.

So gehen Sie vor:

1. Leeren Sie in den drei Beispielzeilen die Zellen der Spalten A bis G und I bis L. Die Formel in Spalte H bleibt stehen, sie ist in allen 200 Zeilen vorbereitet.
2. Tragen Sie jeden laufenden Auftrag ein, mit ERP-Nummer, Kunde, Produkt und dem Datum der Auftragsbestätigung.
3. Wählen Sie Bereich und Status aus der Liste und tragen Sie bei „Im Bereich seit“ das Datum ein, an dem der Auftrag dorthin kam.
4. Setzen Sie bei jeder Übergabe den neuen Bereich und das heutige Datum. Die Liegezeit läuft damit wieder bei null.
5. Sortieren Sie wöchentlich absteigend nach der Liegezeit und klären Sie die obersten Zeilen in der Auftragsbesprechung.

Der Grenzwert von drei Tagen ist ein Startwert. Welcher Wert für Ihre Aufträge passt, hängt von Ihrem Geschäft ab. Eine Zahl, die für alle gilt, gibt es nicht. Ändern können Sie ihn in Excel unter Start, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten.

Abgeschlossene Aufträge sollten Sie auf ein eigenes Blatt verschieben, zum Beispiel „Archiv“. Sonst läuft ihre Liegezeit weiter und die Markierung verdeckt, was wirklich offen ist. Der Status „erledigt“ stoppt die Formel nicht.

Was misst die Liegezeit in der Vorlage?

Die Verweildauer eines Auftrags im aktuellen Bereich, einschließlich der Zeit, in der dort tatsächlich gearbeitet wird. Das ist etwas anderes als die Liegezeit in der Fertigung. Dort versteht man darunter die Zeit, in der ein Auftrag zwischen zwei Arbeitssystemen auf seine Bearbeitung wartet, wie der Beitrag zur Durchlaufzeit erklärt. Eine Konstruktion, die an einer Baugruppe arbeitet, sammelt in der Vorlage also Tage, ohne dass etwas liegen bleibt.

Deshalb ist die Markierung ein Anlass zum Nachfragen und kein Urteil. Orange heißt: Sehen Sie nach, ob der Auftrag arbeitet oder wartet. Zusammen mit dem Status wird das klarer, denn „wartet intern“ oder „wartet auf Kunde“ bei langer Verweildauer sind die Zeilen, die in der Auftragsbesprechung zuerst Fragen aufwerfen.

Wo stößt eine Excel-Auftragsliste an Grenzen?

Sie stößt an Grenzen, sobald mehrere Personen sie pflegen oder die Daten aus mehreren Systemen kommen. WHK Controlling schreibt selbst, Excel reiche bei wenigen Nutzern, klaren Abläufen und wenig Automatisierung. Als Grenzen nennt die Seite überschneidende Änderungen bei vielen parallelen Nutzern, eine unkontrolliert wachsende Datei bei vielen Sonderfällen, viel manuelles Kopieren und fehlende Nachvollziehbarkeit, wer wann was geändert hat.

Dazu kommen Punkte, die den Maschinenbau besonders betreffen:

• Die Liste weiß nur, was jemand einträgt. Ob die Zeichnung freigegeben oder die Bestellung raus ist, steht in ERP und PLM.
• Gemeinsames Bearbeiten klappt nur unter Bedingungen. Laut Microsoft braucht es ein Microsoft-365-Abonnement, die Datei in OneDrive oder SharePoint Online und eine unterstützte Excel-Version. Öffnet eine Person die Datei mit einer nicht unterstützten Version, erhalten alle anderen die Meldung, dass die Datei gesperrt ist. Bearbeiten zwei Personen dieselbe Zelle, setzt sich in der Regel die zuletzt gespeicherte Änderung durch. Microsoft empfiehlt, jeder Person eigene Bereiche oder Blätter zuzuweisen.
• Es gibt keinen Hinweis, wenn ein Auftrag zu lange liegt. Sie müssen die Liste öffnen und hinsehen.
• Rückfragen und Unterlagen bleiben in Postfächern. Die Liste verweist nur darauf.

Was kommt nach der Excel-Liste?

Wenn die Pflege der Liste selbst zur Aufgabe wird, brauchen Sie das Gegenstück: Der Stand sollte sich aus den Systemen ergeben, statt von Hand nachgetragen zu werden. Bei Projektsteuerung heißt das Soll-Ist-Vergleich mit aktuellen Daten, im Beitrag zur Auftragsabwicklung sehen Sie die Schritte im Zusammenhang. Eine Übersicht der Werkzeuge finden Sie im Beitrag zu Projektmanagement-Software im Maschinenbau.

Keralo hält den Stand jedes Auftrags über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg und schlägt an den Übergaben den nächsten Schritt vor. Das Team sucht derzeit Entwicklungspartner. Vorher lohnt sich ein Blick auf den eigenen Auftragsdurchlauf, den die kostenlose Analyse an einem echten Auftrag nachzeichnet.