Projektsteuerung: Aufgaben und Methoden im Maschinenbau

Was ist Projektsteuerung?

Projektsteuerung ist die laufende Lenkung eines Projekts, damit seine Ziele erreicht werden. Dazu gehört, den tatsächlichen Stand zu erfassen, ihn mit dem Plan zu vergleichen und bei Abweichungen einzugreifen. Der Begriff hat zwei Bedeutungen, die Sie auseinanderhalten sollten.

Im Bauwesen ist Projektsteuerung eine eigene Leistung. In der HOAI, die seit dem 1. Januar 1977 galt, beschrieb § 31 sie als Leistung von Auftragnehmenden, die Funktionen des Auftraggebers bei der Steuerung von Projekten mit mehreren Fachbereichen übernehmen. Dazu zählten etwa, Organisations-, Termin- und Zahlungspläne aufzustellen und zu überwachen und den Auftraggeber laufend über die Projektabwicklung zu informieren. Mit der HOAI vom 11. August 2009 wurde die Vorschrift aufgehoben. Den Leistungskatalog hat der AHO (Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung) erstmals 1996 entworfen und seitdem weiterentwickelt. Er gliedert das Leistungsbild laut einer AHO-Pressemitteilung von 2020 in fünf Handlungsbereiche, von Organisation und Koordination über Kosten und Termine bis zu Verträgen und Versicherung. Wer nach „AHO Projektsteuerung“ sucht, landet hier.

Im Maschinen- und Anlagenbau gibt es in der Regel keine externe Projektsteuerung. Die Projektleitung oder Auftragsleitung steuert den eigenen Auftrag, oft mit Unterstützung durch ein Controlling. Darum geht es im Rest dieses Beitrags.

Wie unterscheiden sich Projektsteuerung, Projektleitung und Projektcontrolling?

Projektcontrolling liefert die Zahlen, Projektsteuerung zieht daraus Konsequenzen, und die Projektleitung trägt die Verantwortung für das Ergebnis. Die Grenzen sind in der Literatur nicht einheitlich. PLANTA grenzt Projektmanagement als Planung, Steuerung und Durchführung vom Projektcontrolling als Überwachung und Kontrolle ab, beschreibt Controlling an anderer Stelle aber auch als Überwachung und Steuerung. Springer Professional sieht das Projektcontrolling als Unterstützung der Projektleitung, um die Einhaltung aller Projektziele zu sichern.

Für die Praxis genügt diese Faustregel: Kontrollieren heißt feststellen, was los ist. Steuern heißt entscheiden, was daraufhin geschieht. Beides gehört in dieselben Hände oder zumindest an denselben Tisch.

PLANTA beschreibt das Projektcontrolling als iterativen Regelkreis mit sechs Schritten: Zielsetzung, Planung, Datenerfassung, Soll-Ist-Vergleich, Abweichungsanalyse sowie Gegenmaßnahmen mit Erfolgskontrolle. Das Ergebnis der Erfolgskontrolle fließt in den nächsten Durchlauf ein.

Welche Aufgaben gehören zur Projektsteuerung?

Das Kapitel von Springer Professional nennt sechs Controllingelemente: Kosten, Termine, Leistung, Budget, Risiko und Vertrag, dazu das Projektumfeld mit Kunde und weiteren Beteiligten. Daraus ergeben sich diese Aufgaben:

• Termine und Meilensteine überwachen und Trends früh erkennen
• Kosten gegen das Budget prüfen und Restkosten prognostizieren
• Leistung und Fortschritt ermitteln
• Risiken bewerten und Gegenmaßnahmen festlegen
• Änderungswünsche erfassen, bewerten und entscheiden
• Berichte für Geschäftsführung und Kunden erstellen

Als Instrumente nennen die Quellen unter anderem Meilensteintrendanalyse, Soll-Ist-Vergleich, Statusberichte, Ampeln, Reviews und die Earned-Value-Analyse. Diese ist laut PLANTA eine erweiterte Soll-Ist-Analyse, die den geschätzten Fertigstellungsgrad berücksichtigt und so eine realistischere Einschätzung der Rest- und Gesamtkosten erlaubt. PLANTA erklärt dazu die Kennzahlen SPI (Terminindex, Earned Value geteilt durch Planwert) und CPI (Kostenindex, Earned Value geteilt durch Istkosten).

Wie lesen Sie SPI und CPI an einem Beispiel?

Rechnerisch zeigt ein SPI unter 1 einen Rückstand zum Plan, ein CPI unter 1 höhere Kosten als der erreichte Fortschritt wert ist. Das folgende Rechenbeispiel ist frei erfunden und dient nur dazu, die Formeln zu zeigen. Angenommen, für eine Montagephase waren bis heute Arbeiten im Wert von 100.000 Euro geplant (Planwert). Tatsächlich fertig sind Arbeiten im Wert von 80.000 Euro (Earned Value), und angefallen sind 90.000 Euro Kosten (Istkosten).

• SPI = 80.000 / 100.000 = 0,8. Die Phase liegt hinter dem Plan.
• CPI = 80.000 / 90.000 = 0,89. Der erreichte Fortschritt hat mehr gekostet als vorgesehen.

Die Rechnung ist einfach, die Schwierigkeit liegt im Earned Value. Er setzt voraus, dass jemand den Fertigstellungsgrad ehrlich schätzt. Bei Sondermaschinen ist das schwer, weil eine Konstruktion zu 90 Prozent fertig sein kann und die letzten zehn Prozent wegen einer Kundenänderung den Rest des Aufwands ausmachen.

Welche Methoden helfen bei der Steuerung komplexer Projekte?

Je komplexer ein Projekt wird, desto mehr müssen Sie die Steuerung organisieren, sie wächst nicht von selbst. Projectworx, ein Anbieter von Projektmanagement-Software, formuliert es so: Der Grad der Steuerung sollte zum Kontext passen und nicht automatisch mit der Komplexität steigen. Als Komplexitätstreiber nennt der Hersteller unter anderem neuartige oder technisch anspruchsvolle Ergebnisse, unklare oder sich rasch ändernde Anforderungen, Abhängigkeiten zwischen den Projekten, viele Teams, Personen und Lieferanten, zahlreiche Schnittstellen und knappe Ressourcen bei engen Deadlines. Genannte Methoden:

• Steuerung nach Ausnahmen (Management by Exception): Entscheidungen fallen auf der niedrigsten Ebene, die das nötige Wissen hat, und gehen nur dann nach oben, wenn Toleranzen überschritten werden. Projectworx nennt es ein Grundprinzip von PRINCE2.
• Phasen und Freigabepunkte (Stage Gates): Am Ende jeder Phase entscheidet ein Gremium, ob das Projekt weiterläuft. Kürzere Phasen helfen bei vielen Abhängigkeiten und unsicheren Schätzungen, jeder Übergang kostet aber Steuerungsaufwand.
• Änderungsmanagement mit definiertem Freigabeweg: Änderungswünsche werden erfasst und entschieden, nicht nebenbei umgesetzt.
• Berichte, die Daten direkt aus dem System ziehen, ergänzt um die Einschätzung der Fachleute. Projectworx warnt, dass von Hand eingetragene Kennzahlen fehleranfällig sind.

Das gilt für jedes komplexe Projekt. Wie Änderungen nach Auftragseingang im Maschinenbau gehandhabt werden, steht im Beitrag zum Änderungsmanagement.

Wie sieht Projektsteuerung bei konfigurierten Maschinen und Anlagen aus?

Sie hängt stark an den Übergaben zwischen den Abteilungen. Das folgende Beispiel ist allgemein gehalten und kein Messwert. Ein Sondermaschinenbauer bestätigt einen Auftrag. Konstruktion, Stückliste, Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Fertigung, Montage und Abnahme folgen nacheinander, teils überlappend. Termin, Kosten und Qualität sind das Ziel. Damit gegengesteuert werden kann, muss die Projektleitung wissen, ob die Zeichnung freigegeben ist, ob der Liefertermin des Zukaufteils hält und ob der Kunde eine offene Rückfrage beantwortet hat.

Diese Informationen liegen in ERP, PLM, im Postfach und in der Dateiablage. Der klassische Weg ist die wöchentliche Besprechung, in der Verantwortliche berichten. Der Vorteil ist der persönliche Austausch, der Nachteil, dass der Stand zum Zeitpunkt der Besprechung schon wieder veraltet sein kann. Projectworx schreibt über Exceltabellen, sie sollten zentralen Überblick schaffen, doch der bleibe eine Illusion, wenn Werte nicht mehr aktualisiert werden. Das ist die Sicht eines Anbieters von Projektsoftware, aber in der Sache nachvollziehbar. Sie können es leicht für sich prüfen: Fragen Sie in zwei Abteilungen, wo ein bestimmter Auftrag steht, und vergleichen Sie die Antworten.

Hilfreich ist ein fester Rahmen für die Steuerung:

1. Pro Auftrag ein Plan mit Meilensteinen wie Auftragsklärung, Stücklistenfreigabe, Bestellung, Fertigungsfreigabe, Montage, Abnahme
2. Pro Meilenstein eine verantwortliche Person
3. Ein Ist-Stand, der nicht von Hand in fünf Systemen gesucht werden muss
4. Eine feste Regel, ab welcher Abweichung wer informiert wird

Eine einfache Start-Variante ist die Auftragsliste in Excel mit Liegezeit je Auftrag. Welche Software was leisten kann, vergleicht der Beitrag zu Projektmanagement-Software im Maschinenbau.

Wie könnte eine Ausnahmeregel für einen Auftrag aussehen?

Legen Sie vorab fest, was die Projektleitung allein entscheiden darf und wann sie eskalieren muss. Das Beispiel ist erfunden und soll nur die Idee der Steuerung nach Ausnahmen zeigen.

Die Schwellen sind Annahmen und müssen zu Ihrem Auftragsvolumen und Ihrer Terminlage passen. Wichtig ist, dass sie vor der Abweichung feststehen und nicht erst im Streitfall verhandelt werden.

Wo hilft KI bei der Projektsteuerung?

KI kann den Stand zusammentragen und Vorschläge machen, die Entscheidung bleibt bei den Verantwortlichen. Keralo verfolgt diesen Ansatz: Die Software hält für jeden Kundenauftrag den Stand über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg und schlägt an jeder Übergabe den nächsten Schritt mit den Unterlagen vor. Die zuständigen Leute stimmen zu, ändern oder stoppen, und jede Entscheidung wird protokolliert. Sie ersetzt weder Ihr ERP noch Ihre Projektplanung und ist kein Projektmanagement-Werkzeug. Das Team sucht derzeit Entwicklungspartner. Der Beitrag zu Projektgeschäften zeigt, warum gerade Aufträge nach Kundenwunsch an den Übergaben Zeit verlieren. Zur Seite KI im Projektmanagement kommen Sie über die Karte unten.