Projektgeschäfte: Merkmale im Maschinen- und Anlagenbau

Was sind Projektgeschäfte?

Projektgeschäft ist ein Geschäftsmodell, bei dem Leistungen einzeln und auf Kundenwunsch erbracht werden, statt ein standardisiertes Produkt vielfach zu verkaufen. Jedes Projekt hat laut digital kompakt einen eigenen Umfang, einen eigenen Preis und ein eigenes Team.

Für den Begriff „Projekt“ selbst gilt in Deutschland die Definition aus DIN 69901-5:2009: ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Als Beispiele für solche Bedingungen nennt die ZHAW in ihrer Wiedergabe Zielvorgabe, Grenzen bei Zeit, Finanzen und Personal sowie eine projektspezifische Organisation (ZHAW, Zitat der Norm). Den vollständigen Normtext haben wir nicht eingesehen, die ZHAW gibt nur den Auszug wieder.

Wodurch unterscheiden sich Projekt-, Produkt- und Tagesgeschäft?

Im Produktgeschäft wird ein standardisiertes Angebot immer wieder verkauft. Im Projektgeschäft entsteht für jeden Auftrag eine eigene Leistung. Das Tagesgeschäft ist etwas anderes: Es ist laut Can Do der normale, wiederkehrende Geschäftsbetrieb eines Unternehmens, der sich in der Regel standardisieren und automatisieren lässt, während ein Projekt einmalig und zeitlich begrenzt ist (Can Do).

Die Gegenüberstellung ist eine Zusammenfassung der beiden genannten Quellen, die Beispiele in der letzten Zeile sind typische und allgemein gehaltene.

Die meisten Unternehmen betreiben Projekt- und Tagesgeschäft nebeneinander. Auch die Mitarbeitenden im Projektgeschäft haben nach Can Do eine Grundlast aus Tagesgeschäft, etwa Gespräche, Reisen und E-Mails. Das betrifft die Planung der Kapazität: Wer nur Projektstunden verplant, plant zu knapp.

Was zeichnet das Projektgeschäft im Maschinen- und Anlagenbau aus?

Im Maschinen- und Anlagenbau ist Projektgeschäft meist Einzelfertigung: Eine Sondermaschine oder Anlage wird nach den Vorgaben eines Auftrags gebaut. Als Beispiele für Einzelfertigung nennt das Glossar des Forum Verlags den Großmaschinenbau, Welt der BWL einen Hersteller von Getränkeabfüllanlagen, der eine auf die Kundenbedürfnisse abgestimmte Anlage baut. Zum Unterschied zwischen Einzel-, Serien- und Variantenfertigung lesen Sie den Artikel zur Einzelfertigung. Wie Aufträge nach Kundenwunsch konstruiert und abgewickelt werden, beschreibt die Seite zu Engineer-to-Order.

Was Projekte in diesem Umfeld typischerweise prägt:

• Mehrere Abteilungen arbeiten am selben Auftrag. Konstruktion, Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Fertigung, Montage und Inbetriebnahme brauchen jeweils eigene Unterlagen und geben ihr Ergebnis an die nächste Stelle weiter.
• Der Auftrag ändert sich nach dem Start. Rückfragen der Kundschaft und Änderungen nach Auftragseingang betreffen oft Zeichnungen, Stücklisten und bereits bestellte Teile. Mehr dazu im Artikel zum Änderungsmanagement.
• Die Auslastung schwankt. Der Auftragseingang ist schwer vorherzusagen, die Kapazität in Konstruktion und Montage dagegen begrenzt. Digital kompakt nennt schwankende Auslastung und schlechtere Skalierbarkeit als typische Nachteile des Projektgeschäfts.
• Am Ende steht die Abnahme. Der Besteller ist nach § 640 BGB verpflichtet, ein vertragsmäßig hergestelltes Werk abzunehmen, und kann die Abnahme wegen unwesentlicher Mängel nicht verweigern (Gesetze im Internet, § 640 BGB). Wie Abnahme, Zahlungsplan und Gewährleistung im Einzelnen geregelt sind, steht im Vertrag und ist eine Frage für die Rechtsberatung.

Beim internationalen Projektgeschäft kommen Sprache, Normen, Zoll und Zeitzonen hinzu. Auch das macht Abstimmung aufwendiger, ändert aber nichts am Grundmuster.

Wie läuft ein Projekt im Maschinen- und Anlagenbau ab?

Ein Projekt läuft in Phasen ab, die sich an den Abteilungen orientieren. Eine verbreitete Gliederung, die wir hier als Beispiel verwenden, ist: Anfrage und Angebot, Auftragsklärung, Konstruktion, Beschaffung und Fertigung, Montage und Inbetriebnahme, Abnahme.

Besonders früh entscheidet sich vieles in der Auftragsklärung. Hier legen Auftraggebende und Auftragnehmende fest, was geliefert wird, was nicht, bis wann und mit welchen Mitteln. Wie das aussieht, steht im Artikel zur Auftragsklärung. Danach folgen die Übergaben von Abteilung zu Abteilung. Wie sich diese Schnittstellen verhalten, beschreibt der Artikel zu den Schnittstellen zwischen Abteilungen.

Wie planen Sie Kapazität im Projektgeschäft?

Planen Sie die Kapazität in Projekt- und Grundlast getrennt. Can Do beschreibt, dass die Last aus dem Tagesgeschäft als Prozentsatz der Monatsarbeitszeit angesetzt wird, und nennt als Beispiele aus dem eigenen Unternehmen 5 Prozent für Verwaltungsaufgaben der Entwicklung, 15 Prozent für Vertriebsunterstützung und 25 Prozent für Managementaufgaben. Das sind Beispielwerte aus der Quelle, keine Richtwerte für Ihr Haus. Der Prozentsatz ist ein Durchschnitt, an einzelnen Tagen schwankt der Anteil stark. Gebuchte Zeiten zeigen, ob die angenommenen Werte noch stimmen (Can Do).

Für Konstruktion und Arbeitsvorbereitung heißt das: Wer die Kapazität allein aus offenen Projekten berechnet, übersieht Rückfragen, Abstimmungen und Änderungen, die zusätzlich anfallen. Dort, wo mehrere Projekte um dieselben Fachleute konkurrieren, kann das zu Terminverzug führen. Das ist eine Einschätzung, keine gemessene Größe.

Ein selbst gerechnetes Beispiel, mit offengelegten Annahmen und ohne Anspruch auf Realitätsnähe: Eine Projektleitung hat 160 Arbeitsstunden im Monat und eine Grundlast von 25 Prozent. Dann bleiben 120 Stunden für Projekte. Betreut sie drei Projekte gleichzeitig, sind das im Schnitt 40 Stunden je Projekt, bevor Urlaub oder Krankheit eingerechnet sind. Can Do empfiehlt zudem, die geplanten Prozentsätze regelmäßig mit den gebuchten Zeiten abzugleichen und darauf zu achten, ob die Grundlast unbemerkt steigt, etwa durch zusätzliche Abstimmungen, weil diese Zeit den Projekten fehlt.

Welche Vor- und Nachteile hat das Projektgeschäft?

Der Vorteil sind hohe Margen je Projekt, der Nachteil sind schlechtere Skalierbarkeit und schwankende Auslastung. So fasst es digital kompakt zusammen (digital kompakt): Jedes Projekt braucht eigenen Aufwand, deshalb wächst ein Projektgeschäft nicht von selbst mit dem Umsatz. Viele Unternehmen verbinden Projekte deshalb mit Produkt- oder Abonnementgeschäft, um planbarere Einnahmen zu haben. Im Maschinenbau ist das häufig der Service- und Ersatzteilbereich neben dem Anlagengeschäft. Das ist eine übliche Konstellation, kein Befund aus der Quelle.

Für die Abwicklung heißt das: Weil es keine Wiederholung gibt, lässt sich ein Fehler nicht durch Routine abfangen. Jedes Projekt braucht seinen eigenen Plan und jemanden, der den Stand kennt.

Warum ist Projektmanagement im Projektgeschäft so wichtig?

Weil jeder Auftrag eigene Termine, Kosten und Beteiligte hat und sich die Auslastung nicht über viele gleiche Aufträge ausgleicht. Ohne Steuerung fallen Abweichungen spät auf, meist erst, wenn die Montage auf ein Teil wartet. Das ist die Begründung aus der Praxis, keine Messung.

Im Anlagenbau sind die Beteiligten dabei selten nur im eigenen Haus. Lieferanten, Montagepartner und die Kundschaft liefern Unterlagen oder Teile zu. Wer eine Übergabe verpasst, verschiebt oft den ganzen folgenden Abschnitt. Ein Beispiel (allgemein gehalten): Die Kundschaft muss die Zeichnung des Fundaments freigeben, bevor der Anlagenbauer die Stahlteile bestellt. Dauert die Freigabe zwei Wochen länger, verschiebt sich die Bestellung, die Lieferzeit der Teile und damit der Montagebeginn beim Kunden.

Welche Werkzeuge helfen beim Steuern von Projekten?

Für die Steuerung von Terminen, Aufgaben und Kapazitäten gibt es Projektmanagement-Software. Sie bildet den Plan ab. Was sie meist nicht von selbst weiß, ist der tatsächliche Stand eines Kundenauftrags in ERP, PLM, Mail und Dateiablage. Welche Werkzeuge es gibt und wo ihre Grenzen liegen, beschreibt der Artikel zur Projektmanagement-Software im Maschinenbau. Für die laufende Steuerung eines Projekts lesen Sie auch den Artikel zur Projektsteuerung.

Was kann Software für die Abwicklung leisten?

Keralo ist Software für die Auftragsabwicklung bei Herstellern konfigurierter Maschinen und Anlagen. Sie ist kein Projektmanagement-Werkzeug und ersetzt weder ERP noch PLM. Sie hält für jeden Auftrag den Stand über diese Systeme hinweg und schlägt an jeder Übergabe den nächsten Schritt mit allen Unterlagen vor. Die zuständigen Leute stimmen zu, ändern oder stoppen, und jede Entscheidung wird protokolliert. Wir suchen derzeit fünf Hersteller als Entwicklungspartner, Messwerte aus dem Betrieb gibt es noch nicht. Mehr unter Entwicklungspartner.