Schnittstellen zwischen Abteilungen: Warum Aufträge warten

Was sind Schnittstellen zwischen Abteilungen?

Eine Schnittstelle zwischen Abteilungen ist jede Stelle, an der ein Auftrag von einem Bereich in den nächsten übergeht. Das Wort stammt aus der Technik und beschreibt dort die Verbindung zweier Systeme. Im Betrieb gibt es zwei Arten, die sich oft vermischen: die technische Schnittstelle zwischen Programmen, etwa zwischen PLM und ERP, und die organisatorische zwischen Menschen und Abteilungen.

Dieser Beitrag behandelt die organisatorische Seite, mit Blick auf Hersteller von Sondermaschinen und Anlagen. Bei einem Kundenauftrag gibt es viele davon: vom Vertrieb in die Auftragsklärung, von dort in die Konstruktion, weiter in die Arbeitsvorbereitung, in den Einkauf, in die Fertigung und Montage. Jede ist eine Übergabe, und an jeder kann etwas verloren gehen. Wie sich diese Kette als Ganzes beschreibt, steht im Beitrag zur Auftragsabwicklung.

Warum bleiben Aufträge an Schnittstellen liegen?

Weil an der Übergabe niemand mehr und noch niemand zuständig ist. Die abgebende Abteilung hat ihren Teil erledigt, die nächste weiß oft noch nicht, dass sie am Zug ist. Das Ergebnis ist Wartezeit, die in keiner Kapazitätsplanung auftaucht.

Jan Sibold, Branchenmanager für den Maschinen- und Anlagenbau bei der Unternehmensberatung Staufen, nennt in einem Beitrag von produktion.de aus dem Jahr 2016 unklare Verantwortlichkeiten, zu viele Schnittstellen und veraltetes Abteilungsdenken als Gründe für Chaos und Unzuverlässigkeit in der Auftragsabwicklung. Folgen seien lange Lieferzeiten, unzufriedene Kunden und sinkende Wettbewerbsfähigkeit. Er sieht die Probleme vor allem im Projektmanagement und nicht in der Produktion. Als Gewinner beschreibt der Artikel Unternehmen, die ihre gesamte Projektabwicklung optimieren, und als Fazit, Verbesserungen sollten den gesamten Auftragsdurchlauf betreffen und nicht nur die Produktion. Das ist die Einschätzung eines Beraters und keine Messung, sie nennt aber die Ursachen, die Sie im eigenen Betrieb prüfen können.

Der Anbieter SYMESTIC beschreibt für die Fertigung dasselbe Muster: Wird ein Auftrag per Ausdruck, Whiteboard oder Tabelle weitergegeben, bleibt sein Status danach unklar.

Welche Probleme treten bei Übergaben typischerweise auf?

Die Probleme lassen sich in fünf Gruppen ordnen.

Die Beispiele sind typische Situationen, keine Messwerte. Sie zeigen, dass die Probleme selten im Können einer Abteilung liegen, sondern in dem, was beim Wechsel mitgegeben wird.

Wie verbessern Sie die Abstimmung zwischen Abteilungen?

Die Abstimmung wird besser, wenn jede Übergabe einzeln beschrieben ist. Die Frage bei jeder Übergabe lautet: Wer gibt was an wen, mit welchen Unterlagen, bis wann.

1. Übergabepunkte aufschreiben. Zeichnen Sie die Kette eines typischen Auftrags auf, mit jedem Wechsel zwischen Bereichen. Meist sind es mehr als erwartet.
2. Pro Übergabe die Unterlagen festlegen. Zum Beispiel: Zur Fertigungsfreigabe gehören Zeichnung, Stückliste, Arbeitsplan und eine Liste offener Punkte.
3. Zuständige benennen, mit Vertretung. Eine Rolle statt einer Person, damit Urlaub und Krankheit keine Lücke reißen.
4. Einen gemeinsamen Stand führen. Alle Beteiligten sollten sehen, wo der Auftrag steht und worauf er wartet.
5. Änderungen zentral weitergeben. Wer ändert, informiert den hinterlegten Verteiler statt einzelner Personen.

Was bringt ein Workflow für die Abstimmung?

Ein geführter Ablauf kann Übergaben verbindlicher machen, ersetzt aber nicht die Klärung der Zuständigkeiten. Die Unternehmensberatung TCW beschreibt einen Hersteller von Verpackungsmaschinen für Konsumgüter mit stark funktionaler Struktur und ausgeprägtem Abteilungsdenken. Die Kommunikation zwischen den Bereichen war schwach, Verantwortlichkeiten waren unklar, die Übergabe vom Vertrieb in die Montage lief langsam und fehleranfällig. Der Auftragsstatus war kaum transparent, Kunden beschwerten sich über Reaktionszeiten und wechselnde Ansprechpartner.

Das Unternehmen führte laut TCW einen Workflow-Management-Ansatz ein, ausdrücklich ohne ein bestimmtes Softwaresystem. Dazu gehörten Arbeitspakete mit klaren Zuständigkeiten je Abteilung, Fristen für jeden Prozessschritt, Qualitätsprüfpunkte (Quality Gates) und ein Prozesscontrolling unter Führung der Produktionsplanung. Nach Angabe von TCW sanken die Bearbeitungszeiten um 35 Prozent und die Durchlaufzeiten um 65 Prozent, gemessen von der ersten Kundenanfrage bis zur Einplanung der Maschinenaufträge. Ausgangswerte und Messverfahren nennt der Beitrag nicht. Es ist ein einzelnes Beispiel mit Angaben des Beraters, und ob ein Betrieb ähnliche Werte erreicht, hängt von seiner Ausgangslage ab. Bemerkenswert ist vor allem, was geändert wurde: Zuständigkeiten, Fristen und Prüfpunkte, nicht in erster Linie die Software.

Wie kann eine Übergabe konkret aussehen?

Eine gute Übergabe besteht aus einer festen Liste von Unterlagen, einer annehmenden Person und einer Frist. Das folgende Beispiel für die Übergabe von der Konstruktion an die Arbeitsvorbereitung ist erfunden und zeigt nur das Prinzip.

Die Frist ist eine Annahme, die zu Ihrem Auftragsvolumen passen muss. Entscheidend ist, dass die Annahme bestätigt wird, auch wenn es nur ein „erhalten, Rückfrage folgt“ ist. Dann steht jederzeit fest, ob ein Auftrag bearbeitet wird oder liegt.

Warum ist das gerade jetzt ein Thema?

Weil mit erfahrenen Mitarbeitenden auch das Wissen darüber geht, wen man bei welcher Frage ansprechen muss. Nach einer vom Institut der deutschen Wirtschaft für die Impuls-Stiftung erstellten Studie scheiden im Maschinenbau in den nächsten zehn Jahren voraussichtlich rund 296.000 Beschäftigte aus, etwa ein Viertel der Belegschaft, während nur etwa 118.000 nachkommen.

Viele Übergaben funktionieren heute, weil Beteiligte sich kennen und wissen, wen sie anrufen müssen. Das trägt nur, solange diese Personen da sind. Übergaben, die in Unterlagen und im Auftragsstand beschrieben sind, kann auch jemand Neues nachvollziehen. Das Statistische Bundesamt erwartet zudem, dass bis 2040 rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Renteneintrittsalter von 67 Jahren überschritten haben, 30,0 Prozent aller Erwerbspersonen des Jahres 2025. Das Wissen, wen man bei welcher Frage ansprechen muss, wird sich nicht ohne Weiteres ersetzen lassen.

Kann Software Schnittstellenprobleme lösen?

Software kann Übergaben vorbereiten und sichtbar machen, die Zuständigkeit muss im Betrieb geklärt sein. Die Seite zum Auftragsvorlauf beschreibt, wie das bis zur Fertigungsfreigabe aussehen kann. Keralo ist eine Software für die Auftragsabwicklung, die für jeden Auftrag den Stand über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hält. An jeder Übergabe schlägt sie den nächsten Schritt mit allen Unterlagen vor, und die zuständigen Personen stimmen zu, ändern oder stoppen. Das ERP bleibt bestehen. Keralo ist kein Ersatz für ERP, PLM oder MES. Es befindet sich in der Entwicklungspartner-Phase, Messwerte aus dem Einsatz gibt es noch nicht.

Wie lang ein Auftrag insgesamt unterwegs ist und woraus diese Zeit besteht, behandelt der Beitrag zum Auftragsdurchlauf von der Bestellung bis zur Lieferung. Für die Rolle der Konstruktion und Fertigungsvorbereitung lesen Sie den Beitrag zur Arbeitsvorbereitung.