Ratgeber
Order to Delivery: Auftragsdurchlauf erklärt
Order to Delivery (auf Deutsch etwa: von der Bestellung bis zur Lieferung) bezeichnet den gesamten Weg eines Kundenauftrags vom Auftragseingang bis zur Auslieferung. Im Maschinen- und Anlagenbau ist das der Auftragsdurchlauf, und er besteht zu einem großen Teil aus Wartezeiten zwischen den Arbeitsschritten.
Was bedeutet Order to Delivery?
Order to Delivery beschreibt die Strecke zwischen dem Moment, in dem ein Auftrag eingeht, und dem Moment, in dem die Ware beim Kunden ankommt. Auch die englische Abkürzung OTD wird verwendet, sie steht allerdings auch für On-Time Delivery, also Liefertreue. Beide Begriffe hängen zusammen, meinen aber nicht dasselbe. Die Liefertreue misst, ob ein zugesagter Termin gehalten wurde. Der Auftragsdurchlauf beschreibt, wie der Weg dorthin aussah.
In der Fachliteratur wird der Prozess meist mit mehreren Beteiligten gedacht. Bask, Spens, Forslund, Jonsson und Mattsson untersuchen ihn 2008 aus der Sicht von Kunde, Lieferant und Logistikdienstleister und entwickeln zwei Leistungsmodelle für Umgebungen mit Lieferterminplanung. Die Arbeit stützt sich auf eine einzelne Fallstudie. Für den Maschinenbau ist sie vor allem als Beleg nützlich, dass der Weg eines Auftrags aus mehreren Teilprozessen besteht, die man getrennt betrachten sollte.
Der Begriff Auftragsabwicklung ist weiter gefasst: Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt sie als Prozess von der Bestellung bis zum Zahlungseingang. Wie diese Kette aufgebaut ist und welche Aufgaben dazugehören, steht im Beitrag zur Auftragsabwicklung.
Was ist der Unterschied zwischen Auftragsdurchlauf und Durchlaufzeit?
Der Auftragsdurchlauf ist der Weg, die Durchlaufzeit ist die Zeit, die dieser Weg dauert. SYMESTIC definiert die Durchlaufzeit als die gesamte Zeit vom Start eines Fertigungsauftrags bis zu seinem Abschluss, also einschließlich aller Wartezeiten in der Produktion. Der Auftragsdurchlauf im Sondermaschinenbau beginnt früher, nämlich mit Auftragseingang und Klärung, und endet später, mit Montage, Abnahme und Auslieferung. Die Fertigungsdurchlaufzeit ist dort nur ein Teil. Wie sie berechnet wird, erklärt der Beitrag zur Durchlaufzeit.
Woraus besteht der Auftragsdurchlauf im Sondermaschinen- und Anlagenbau?
Der Auftragsdurchlauf besteht aus Arbeitsphasen und den Übergängen dazwischen. Bei Maschinen, die nach Kundenwunsch konfiguriert oder konstruiert werden, sind das typischerweise:
- Auftragsklärung und Auftragsbestätigung
- Konstruktion mit Stückliste und Zeichnungsfreigabe
- Arbeitsvorbereitung mit Arbeitsplan und Fertigungsfreigabe
- Bestellung und Wareneingang der Zukaufteile
- Fertigung und Montage
- Test, Abnahme und Auslieferung
Jede dieser Phasen hat einen verantwortlichen Bereich. Zwischen ihnen wird übergeben: eine Freigabe, eine Stückliste, eine Bestellung. Wie viele Tage ein Auftrag insgesamt braucht, hängt stark von Produkt und Betrieb ab. Eine allgemeingültige Zahl für den Sondermaschinenbau ist nicht belegt, deshalb nennt dieser Beitrag keine.
Warum besteht der Durchlauf vor allem aus Liegezeit?
Weil ein Auftrag meist länger auf den nächsten Schritt wartet, als er bearbeitet wird. SYMESTIC, ein Anbieter von Fertigungssoftware, gibt die Durchlaufzeit als Summe aus Bearbeitungs-, Rüst-, Transport-, Liege- und Prüfzeit an. Für die Liegezeit nennt der Anbieter typisch 60 bis 85 Prozent, für die Bearbeitung 1 bis 5 Prozent, und schreibt, die Liegezeit dominiere die Durchlaufzeit in nahezu jedem Fertigungsbetrieb. Rüsten, Transport und Prüfen machen zusammen den Rest aus.
Zur Anschauung rechnet SYMESTIC ein Beispiel aus der Metallbearbeitung mit vier Arbeitsschritten vor: 35 Minuten Bearbeitung stehen 18 Stunden Wartezeit gegenüber, der Anteil der wertschöpfenden Zeit an der Gesamtzeit von knapp 20 Stunden liegt bei 2,9 Prozent. Das ist eine Herstellerangabe zur Fertigung und keine Messung für den gesamten Auftragsdurchlauf. Ein deutlich älterer Beitrag in der Computerwoche aus dem Jahr 1980 von Dieter Ganguin, damals bei IBM Deutschland, nennt für einen Fertigungsbetrieb sogar 80 bis 90 Prozent Übergangszeit, beruft sich dabei aber auf nicht näher beschriebene Untersuchungen. Die Größenordnung deckt sich, die genauen Werte unterscheiden sich je nach Quelle und Betrieb. Wie hoch der Anteil bei Ihnen ist, lässt sich nur aus eigenen Daten bestimmen.
Im Büro und in der Konstruktion gilt dasselbe Prinzip: Eine Stückliste wartet auf die Freigabe, eine Bestellung auf die Rückfrage beim Kunden. Dort wird die Wartezeit nur seltener gemessen als an der Maschine.
Wo entstehen Liegezeiten im Auftragsgeschäft?
Liegezeiten entstehen dort, wo ein Auftrag von einer Person oder einem System zur nächsten wechselt. Die häufigsten Stellen:
- Freigaben: Eine Zeichnung oder Stückliste ist fertig, die Prüfung hat aber noch niemand begonnen.
- Rückfragen: Ein offener Punkt beim Kunden hält mehrere Folgeschritte an, ohne dass es jemand bemerkt.
- Änderungen nach Auftragseingang: Sie müssen in Konstruktion, Einkauf und Fertigung ankommen, bevor weitergearbeitet wird.
- Bestellungen und Wareneingang: Zukaufteile bestimmen oft den Starttermin der Montage.
- Unklarer Status: Niemand weiß, ob der Auftrag wartet oder bearbeitet wird.
SYMESTIC beschreibt für den Weg von der ERP-Freigabe zum Produktionsstart ebenfalls Wartezeiten von Stunden bis Tagen, die im ERP oft nicht auftauchen, weil sie keinem Arbeitsgang zugeordnet sind. Mehr zu den Übergängen zwischen den Bereichen finden Sie im Beitrag zu den Schnittstellen zwischen Abteilungen.
Wie sieht ein Zeitstrahl mit Liegezeiten aus?
Ein Zeitstrahl zeigt, dass ein Auftrag die meiste Zeit auf jemanden wartet. Das folgende Beispiel ist erfunden und soll nur das Vorgehen zeigen, es enthält keine Messwerte.
| Übergabe | Arbeit fertig | Nächster Bereich beginnt | Wartezeit |
|---|---|---|---|
| Auftragsklärung an Konstruktion | Montag | Mittwoch | 2 Tage |
| Konstruktion an Arbeitsvorbereitung | Freitag | folgender Dienstag | 4 Tage |
| Arbeitsvorbereitung an Einkauf | Mittwoch | Donnerstag | 1 Tag |
| Wareneingang an Montage | Donnerstag | folgender Montag | 4 Tage |
Schon vier Zeilen zeigen, wo gewartet wird. Für Ihren Betrieb tragen Sie die echten Daten eines abgeschlossenen Auftrags ein. Wartezeiten über das Wochenende zählen Sie dabei am besten gesondert, damit sie das Bild nicht verfälschen.
Wie lassen sich Liegezeiten reduzieren?
Der erste Schritt ist, die Wartezeiten sichtbar zu machen. Erst dann lässt sich sagen, welche Übergabe am meisten kostet.
Danach helfen drei Maßnahmen, die wenig kosten:
- Für jede Übergabe festlegen, welche Unterlagen vollständig sein müssen, bevor sie stattfindet.
- Freigaben mit einer benannten zuständigen Person und einer Frist versehen, auch für die Vertretung.
- Offene Rückfragen an einer Stelle führen, die alle Beteiligten sehen.
Werkzeuge wie Process Mining können Wartezeiten aus ERP-Daten auswerten, wenn die Schritte dort gebucht werden. Was in Mails und Dateiablagen geschieht, erfasst das nicht. Hier setzt Keralo an, eine Software, die den Stand eines Auftrags über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hält und an jeder Übergabe den nächsten Schritt mit den Unterlagen vorschlägt. Die Beteiligten entscheiden, die Entscheidung wird protokolliert. Das Produkt ist neu, es liegen noch keine Messwerte aus dem Einsatz vor. Wie lange ein Auftrag bei Ihnen wartet, zeigt die kostenlose Auftragsdurchlauf-Analyse an einem echten Auftrag.
Was bringt ein kürzerer Auftragsdurchlauf?
Ein kürzerer Durchlauf bedeutet, dass Sie Liefertermine verlässlicher zusagen können und weniger Zeit mit Nachfragen verbringen. Wie viel das in Euro ausmacht, hängt von Auftragswert, Vertragsstrafen und Kapitalbindung ab. Eine allgemeine Zahl dafür gibt es nicht, und eine erfundene Zahl hilft Ihnen nicht. Für die Liefertreue als Kennzahl lohnt ein Blick in den Beitrag zur Liefertreue.
Nächster Schritt
Einen Auftrag einmal Schritt für Schritt nachverfolgen
In der kostenlosen Auftragsdurchlauf-Analyse gehen wir in 60 bis 90 Minuten einen echten Auftrag durch und zeigen, an welchen Übergaben er wartet. Sie erhalten eine schriftliche Einschätzung.