Ratgeber
Fertigungsauftrag: Inhalt, Ablauf und Freigabe
Ein Fertigungsauftrag ist ein innerbetrieblicher Auftrag, eine bestimmte Menge eines Teils, einer Baugruppe oder eines Produkts herzustellen. Er legt fest, was in welcher Menge, bis wann und mit welchen Ressourcen gefertigt wird. Erst mit der Freigabe darf die Fertigung tatsächlich beginnen. Dieser Beitrag erklärt Inhalt, Ablauf und Freigabe und zeigt, was bei Maschinen und Anlagen nach Kundenwunsch dazukommt.
Was steht in einem Fertigungsauftrag?
Ein Fertigungsauftrag enthält die Angaben, die die Werkstatt oder Montage für die Herstellung braucht. Operations1 nennt dafür unter anderem die zu produzierende Menge, die geplante Start- und Endzeit, Informationen zum Produkt mit Stückliste, die benötigten Materialien und die Arbeitspläne. Der Arbeitsplan liefert die Vorgänge, nach denen das System den Auftrag terminiert.
Je nach System kommen weitere Angaben dazu. Operations1 nennt unter anderem eine eindeutige Auftragsnummer, technische Zeichnungen oder Spezifikationen, benötigte Ressourcen, die Liste der Materialien mit Verfügbarkeit, Arbeitsanweisungen mit Qualitätsstandards, die verantwortliche Kostenstelle und den aktuellen Status. Die Stückliste für den Auftrag ist meist eine Fertigungsstückliste, der Arbeitsplan stammt aus der Arbeitsvorbereitung.
Was löst einen Fertigungsauftrag aus?
Ein Kundenauftrag oder ein interner Auftraggeber. So beschreibt es Operations1. Asprova beschreibt, dass der Auftrag manuell oder automatisch aus der Nachfrage nach einem Produkt erstellt werden kann.
Bei einer Maschine mit mehreren Baugruppen kann ein Kundenauftrag mehrere Fertigungsaufträge auslösen, etwa einen pro Baugruppe.
Wie läuft ein Fertigungsauftrag ab?
Er wird angelegt, terminiert, freigegeben, ausgeführt und abgeschlossen. Ein Auftrag kann auch storniert werden, Operations1 nennt dafür einen eigenen Status.
Beim Anlegen sucht das System die benötigten Stammdaten wie den Arbeitsplan heraus und terminiert den Auftrag, so die Beschreibung von SAP Learning. Nach der Freigabe werden Rückmeldungen gebucht, damit sich Verzögerungen früh zeigen. Den Wareneingang des Fertigteils bucht man in der Regel nach dem letzten Vorgang.
Wann gibt man einen Fertigungsauftrag frei?
Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, die für die Fertigung nötig sind. Die Freigabe stellt den Auftrag der Produktion zur Verfügung. Laut SAP Learning wird dabei der Status „Freigabe“ gesetzt, und erst dann lassen sich Warenausgänge, Rückmeldungen und Wareneingänge buchen. Zwischen Anlegen und Freigabe wird geprüft, ob der Auftrag bearbeitet werden kann, zum Beispiel ob die Materialkomponenten zum gewünschten Zeitpunkt in der erforderlichen Menge vorhanden sind.
Welche Voraussetzungen im Einzelnen gelten, legt der Betrieb fest. Im Sondermaschinenbau lohnt sich eine feste Liste, zum Beispiel:
- Stückliste und Zeichnungen sind freigegeben und liegen im aktuellen Stand vor,
- der Arbeitsplan ist erstellt und die Arbeitsplätze haben Kapazität,
- das Material ist verfügbar oder mit Liefertermin bestellt,
- offene Rückfragen an Konstruktion oder Kunde sind geklärt.
Das ist eine Arbeitsgrundlage, keine Norm. Der Grund für die Sorgfalt vor der Freigabe: In der SAP-Dokumentation für SAP ME steht, dass einem freigegebenen Fertigungsauftrag kein anderes Material, keine andere Stückliste und kein anderer Arbeitsplan mehr zugeordnet werden kann (help.sap.com). Das gilt für dieses System und lässt sich nicht auf jedes ERP übertragen.
Eine Freigabe-Prüfung als Tabelle
Die folgende Prüfliste ist ein Beispiel dafür, wie ein Betrieb die Voraussetzungen festhalten kann. Welche Punkte und welche Verantwortlichen für Sie passen, legen Sie selbst fest.
| Voraussetzung | Wer bestätigt | Woran man es erkennt |
|---|---|---|
| Stückliste freigegeben, Stand bekannt | Konstruktion | Freigabevermerk mit Datum oder Revisionsstand |
| Arbeitsplan vorhanden | Arbeitsvorbereitung | Arbeitsplan im ERP dem Auftrag zugeordnet |
| Material verfügbar oder bestellt | Einkauf, Lager | Verfügbarkeitsprüfung im ERP, Bestellung mit Liefertermin |
| Kapazität an den Arbeitsplätzen | Fertigungsleitung | Termin im Plan der Werkstatt |
| Offene Rückfragen geklärt | Auftragsleitung | Keine offenen Punkte in der Auftragsübersicht |
Welche Status hat ein Fertigungsauftrag?
Das hängt vom System. Das Beispiel Business Central kennt fünf Status:
- Simuliert: dient als Beispiel für Angebote und Kostenkalkulationen und beeinflusst die Planung nicht.
- Geplant: die beste Schätzung der künftigen Auslastung, Grundlage für die Kapazitätsplanung. Er wird bei späteren Planungsläufen gelöscht.
- Fest geplant: ein Platzhalter für künftige Vorhaben, der bei weiteren Planungsläufen nicht gelöscht wird.
- Freigegeben: für die Ausführung in der Fertigung bestimmt. Materialverbrauch und Istmeldungen lassen sich erfassen. Das heißt laut Dokumentation nicht, dass Material schon kommissioniert wurde.
- Beendet: der Artikel ist fertiggestellt, der Auftrag lässt sich nicht mehr ändern.
In SAP heißt der erste Status „Angelegt“, nach der Freigabe „Freigabe“. Operations1 nennt allgemein die Werte geplant, gestartet, in Bearbeitung, abgeschlossen und storniert. Die Bezeichnungen unterscheiden sich, das Prinzip ist gleich: erst planen, dann freigeben, dann ausführen, dann abschließen.
Wie unterscheidet sich der Fertigungsauftrag von verwandten Begriffen?
Der Kundenauftrag kommt vom Kunden und beschreibt, was geliefert werden soll. Der Fertigungsauftrag ist die interne Folge davon und beschreibt, was dafür gefertigt wird. Ein Kundenauftrag kann mehrere Fertigungsaufträge auslösen, etwa einen pro Baugruppe. Die Auftragsabwicklung umfasst beides, vom Auftragseingang bis zur Auslieferung.
Das Wort Arbeitsauftrag taucht in Definitionen ebenfalls auf: Asprova nennt den Fertigungsauftrag einen dokumentierten Arbeitsauftrag, der die Herstellung eines bestimmten Produkts im Unternehmen beschreibt, mit Stückzahl, Fertigungsdatum, Materialanforderungen und Arbeitsabläufen. Ob ein Betrieb beide Begriffe trennt, ist eine Frage der Hausregel.
Was sollte man bei der Freigabe dokumentieren?
Wer freigegeben hat, wann und auf welchem Stand der Unterlagen. Das klingt nach Formalität, hilft aber bei Rückfragen: Wenn die Konstruktion später eine Änderung meldet, lässt sich nachvollziehen, ob der Auftrag davor oder danach freigegeben wurde. Viele ERP-Systeme speichern Status und Benutzer. Der Stand der Unterlagen liegt dagegen oft außerhalb, im Postfach oder auf einem Laufwerk, und lässt sich nur schwer zuordnen.
Was ist bei Maschinen und Anlagen nach Kundenwunsch anders?
Der Fertigungsauftrag hängt dort an einem Kundenauftrag, dessen Stückliste noch nicht fertig sein muss. In der Serienfertigung entstehen Fertigungsaufträge oft aus dem Lagerbedarf mit stabilen Stammdaten. Im Auftragsgeschäft bezieht sich ein Auftrag auf ein konkretes Projekt, die Stückliste wird für den Auftrag erstellt, und Änderungen der Konstruktion treffen Aufträge, die schon laufen. Das ist die allgemeine Logik der Einzelfertigung und keine Messgröße. Mehr zum Zusammenhang finden Sie unter Einzelfertigung und Änderungsmanagement.
Typische Stolpersteine ergeben sich daraus von selbst. Die folgende Liste beruht auf der Logik des Ablaufs, nicht auf Messwerten:
- Ein Auftrag wird freigegeben, weil der Termin drückt, obwohl die Stückliste noch einen offenen Änderungswunsch hat.
- Mehrere Fertigungsaufträge zu einem Kundenauftrag laufen auf unterschiedlichen Ständen der Konstruktion.
- Der Auftrag ist im ERP freigegeben, aber die Zukaufteile sind erst bestellt und kommen nach dem geplanten Start.
- Die Rückfrage an den Kunden steht noch aus, ist aber nur im Postfach der Auftragsleitung sichtbar.
Ein weiteres Thema ist die Rückmeldung aus der Werkstatt. COSYS beschreibt, wie Gut- und Ausschussmengen per mobiler Erfassung direkt an das übergeordnete PPS- oder ERP-System zurückgemeldet werden. L-mobile nennt als Beispiel, dass Beschäftigte mit mobiler Software ihren Arbeitsfortschritt über den Fertigungsauftrag melden, auch an Arbeitsplätzen mit Losgröße 1. Wo das nicht eingerichtet ist, kommen Rückmeldungen per Zettel oder Mail, und der Stand im ERP hinkt hinterher. Zur Abgrenzung siehe MES in der Produktion.
Wo kann Software helfen?
Die Freigabe selbst ist eine Funktion des ERP. Schwierig ist meist das Zusammentragen: Ist die Stückliste freigegeben, hat der Einkauf bestätigt, gibt es eine offene Rückfrage im Postfach? Keralo, ein junges Münchner Team, baut dafür eine Software, die diesen Stand pro Auftrag über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg zusammenführt und vor der Freigabe den nächsten Schritt samt Unterlagen vorschlägt. Die zuständige Person gibt frei oder stoppt, die Entscheidung wird protokolliert. Das ERP bleibt das führende System. Mehr zum Weg bis zur Freigabe steht auf der Seite zum Auftragsvorlauf.
Nächster Schritt
Die Fertigungsfreigabe an einem Auftrag prüfen
In der kostenlosen Auftragsdurchlauf-Analyse sehen wir uns mit Ihnen einen echten Auftrag an und schreiben auf, wo vor der Freigabe Unterlagen oder Entscheidungen fehlen. Sie dauert 60 bis 90 Minuten.