Fertigungsauftrag freigeben: Checkliste vor der Freigabe

Was muss vor der Freigabe eines Fertigungsauftrags erledigt sein?

Vor der Freigabe müssen die technischen Unterlagen, das Material, die Kapazität und alle offenen Rückfragen geklärt sein. Laut der Herstellerschulung SAP Learning prüft das System zwischen Anlegen und Freigabe, ob der Auftrag bearbeitet werden kann, zum Beispiel ob die Materialkomponenten in der benötigten Menge und zum richtigen Zeitpunkt vorhanden sind. Welche Punkte darüber hinaus gelten, legt der Betrieb fest.

Die folgende Liste ist eine Arbeitsgrundlage für Hersteller konfigurierter Maschinen und Anlagen, keine Norm. Was ein Fertigungsauftrag ist und woraus er besteht, steht im Beitrag zum Fertigungsauftrag.

Wie prüfen Sie Stückliste und Zeichnungen?

Prüfen Sie, ob die Stückliste nach der letzten Änderung der Konstruktion noch gilt, und ob Stückliste und Zeichnungen denselben Stand haben. Bei Maschinen nach Kundenwunsch ändern sich beide oft noch kurz vor der Fertigung. Eine Freigabe auf Basis einer älteren Fassung führt dazu, dass Material falsch bestellt oder Teile falsch gefertigt werden.

Die Fertigungsstückliste unterscheidet sich von der Konstruktionsstückliste, weil sie die Teile in der Reihenfolge und Gliederung der Fertigung führt. Was sie enthält, erklärt der Beitrag zur Fertigungsstückliste. Halten Sie für die Freigabe den Stand fest, zum Beispiel als Revisionsvermerk mit Datum. So lässt sich später nachvollziehen, auf welcher Grundlage gefertigt wurde.

Wie prüfen Sie Material, Kapazität und Werkzeuge?

Prüfen Sie alle drei vor der Freigabe, bevor Sie den Auftrag der Fertigung übergeben. Die Herstellerdokumentation zu Infor M3 nennt als Schritte vor der Freigabe eines Produktionsauftragsvorschlags eine Prüfung der Komponentenverfügbarkeit auf Fehlbestände, eine Auslastungsprüfung für die Kapazität und eine Prüfung der Werkzeugverfügbarkeit. Wie diese Prüfungen heißen und wie weit sie reichen, unterscheidet sich je System.

Beachten Sie die Grenzen der Systemprüfung. Ein ERP prüft in der Regel Bestände und Bestellungen, aber nicht, ob der zugesagte Liefertermin eines Zukaufteils realistisch ist. Bei langen Lieferzeiten lohnt ein Blick in die Bestellüberwachung, bevor Sie freigeben. Auch eine Kapazitätsprüfung sagt nicht, ob die zuständige Fachkraft im Zeitraum tatsächlich verfügbar ist. Fragen Sie das bei kritischen Arbeitsgängen nach.

Was ist bei Maschinen und Anlagen nach Kundenwunsch zusätzlich zu klären?

Zusätzlich zu klären sind die Freigaben des Kunden, die Abgrenzung des Auftragsumfangs und der Stand der Konstruktion. Bei Einzel- und Kleinserienaufträgen entstehen Stückliste und Arbeitsplan oft erst parallel zum Auftrag. Das macht die Prüfung vor der Freigabe wichtiger als bei Serienprodukten.

Fragen Sie vor der Freigabe:

• Hat der Kunde die Zeichnungen oder Spezifikation freigegeben, wo das vereinbart ist?
• Sind Sonderwünsche und Abweichungen vom Standard in der Stückliste angekommen?
• Liegt die Auftragsklärung schriftlich vor? Der Beitrag zur Auftragsklärung enthält dafür eine Checkliste.
• Sind Prüf- und Dokumentationsanforderungen des Kunden bekannt und im Arbeitsplan berücksichtigt?
• Ist klar, was nach der Freigabe noch offen sein darf, etwa Teile der Konstruktion für spätere Baugruppen?

Die Arbeitsvorbereitung führt diese Punkte häufig zusammen. Ihre Aufgaben beschreibt der Beitrag zur Arbeitsvorbereitung.

Was passiert, wenn Sie einen Fertigungsauftrag freigeben?

Bei der Freigabe wird der Auftrag der Produktion zur Bearbeitung bereitgestellt. Laut SAP Learning lassen sich erst danach Warenausgänge, Rückmeldungen und Wareneingänge buchen. Ab diesem Zeitpunkt wird jede Änderung am Auftrag aufwendiger, deshalb lohnt die Prüfung davor. Welche Status ein Auftrag durchläuft, erklärt der Beitrag zum Fertigungsauftrag.

Wie eng die Grenzen nach der Freigabe sind, hängt vom System. In der Dokumentation zu SAP ME steht, dass einem freigegebenen Fertigungsauftrag kein anderes Material, keine andere Stückliste und kein anderer Arbeitsplan mehr zugeordnet werden kann. Vor der Freigabe gibt es dort keine Einschränkungen beim Aktualisieren. Das gilt für dieses System und lässt sich nicht auf jedes ERP übertragen. Wie Sie Änderungen nach Auftragseingang ordnen, zeigt der Beitrag zum Änderungsmanagement.

Was tun, wenn bei der Prüfung etwas fehlt?

Geben Sie den Auftrag in diesem Fall zurück und halten Sie fest, was fehlt, wer es liefert und bis wann. Ein Auftrag mit offenen Punkten, der trotzdem in die Fertigung geht, kostet meist mehr Zeit als eine kurze Verzögerung vor der Freigabe, weil die Lücke dann an der Maschine auffällt.

Sinnvoll ist ein kurzer, fester Ablauf für den Fall der Lücke:

• Die Abteilung, die den Mangel feststellt, benennt ihn konkret, zum Beispiel „Zeichnung 12 liegt nur in Revision B vor, die Stückliste verweist auf C“.
• Die zuständige Stelle bekommt eine Frist, nicht nur eine Bitte.
• Die Auftragsleitung entscheidet, ob eine Teilfreigabe möglich ist oder der Auftrag wartet.
• Sobald der Punkt geklärt ist, wird die Prüfung für diesen Punkt wiederholt und im Freigabevermerk festgehalten.

So wird die Freigabe zu einer Entscheidung mit Begründung statt zu einem Haken, den jemand aus Zeitdruck setzt.

Wie dokumentieren Sie die Freigabe?

Halten Sie fest, wer wann auf welcher Grundlage freigegeben hat. Notieren Sie den Revisionsstand von Stückliste und Zeichnungen, das Ergebnis der Verfügbarkeitsprüfung und offene Punkte, die bewusst akzeptiert wurden. Wenn später ein Termin reißt oder ein Teil nicht passt, lässt sich so schnell klären, ob die Ursache vor oder nach der Freigabe lag.

Eine einfache Form genügt: ein Freigabevermerk mit den Punkten aus der Tabelle oben und den Namen derjenigen, die sie bestätigt haben. Er sollte dort liegen, wo Konstruktion, Einkauf und Arbeitsvorbereitung ihn finden, und nicht in einem Postfach.

Wo kann Software bei der Freigabe helfen?

Software kann die Prüfpunkte sammeln und sichtbar machen, statt dass jemand sie in mehreren Systemen zusammensucht. Das ERP prüft Bestand und Kapazität. Ob die Zeichnung im richtigen Stand vorliegt, ob die Kundenfreigabe eingegangen ist und ob eine Rückfrage offen ist, steht dagegen oft in PLM, Postfach und Dateiablage.

Keralo ist Software für die Auftragsabwicklung, die den Stand eines Auftrags über diese Orte hinweg zusammenführt und an der Übergabe zur Fertigung die Unterlagen und den nächsten Schritt vorschlägt. Die Zuständigen stimmen zu, ändern oder stoppen, und jede Entscheidung wird protokolliert. Keralo ersetzt das ERP nicht und ist keine Feinplanung. Mehr zum Weg bis zur Freigabe finden Sie auf der Seite zum Auftragsvorlauf.