Bestellüberwachung im Einkauf: Termine und Eskalation

Was gehört zur Bestellüberwachung?

Zur Bestellüberwachung gehört alles, was nach dem Absenden einer Bestellung passiert, bis die Ware geprüft im Lager liegt. Die wlw-Checkliste zum Beschaffungsprozess nennt dazu: eine nachvollziehbare Bestellhistorie führen, prüfen, ob Termine eingehalten werden oder sich verschieben, Erinnerungen und Mahnungen vorbereiten, entscheiden, ob einzelne Positionen storniert werden, und die Überwachung in die IT des Unternehmens einbinden.

Der Schritt davor ist die Bestellauslösung, also der Moment, in dem ein Bedarf zur Bestellung wird. Die Überwachung beginnt, sobald die Bestellung beim Lieferanten ist. Danach folgen Wareneingang und Rechnungsprüfung, die wlw als eigene Schritte führt.

Welche Schritte hat die Überwachung einer Bestellung?

Vier Schritte decken den Alltag ab. Sie lassen sich in jedem ERP-System abbilden.

1. Bestätigung einholen. Der Lieferant bestätigt Menge, Preis und Liefertermin. SAP führt dafür eigene Bestätigungssteuerung samt Erinnerungen an ausstehende Bestätigungen. Auch ohne SAP gilt: Eine Bestellung ohne Bestätigung ist nur ein Wunsch.
2. Bestätigten Termin abgleichen. Weicht der bestätigte vom gewünschten Termin ab, muss jemand entscheiden: akzeptieren, nachverhandeln oder den Auftrag umplanen.
3. Termin verfolgen. Ist die Lieferung fällig oder überfällig, geht eine Erinnerung an den Lieferanten. SAP nennt das Liefererinnerungen, bezogen auf fällige oder überfällige Bestellungen und Einteilungen.
4. Wareneingang abgleichen. Die Ware wird gegen Bestellung und Lieferschein geprüft. Laut wlw gilt bei nicht reklamierter Ware die Menge auf dem Lieferschein als vollständig und unbeschädigt geliefert. Mängel sollten Sie deshalb unverzüglich melden. Unter Kaufleuten steht dahinter eine gesetzliche Pflicht: Nach § 377 HGB muss die Ware unverzüglich untersucht und ein erkennbarer Mangel dem Verkäufer unverzüglich angezeigt werden, sonst gilt sie als genehmigt. Bei später entdeckten, vorher nicht erkennbaren Mängeln gilt die Anzeige unverzüglich nach der Entdeckung.

Wer mit SAP arbeitet, findet die Werkzeuge in der Dokumentation von SAP Learning. Damit Erinnerungen überhaupt ausgelöst werden, muss die Bestätigungspflicht an der Bestellung gesetzt sein, und eine Bestätigung lässt sich nur anmahnen, wenn die Bestätigungsart als mahnrelevant eingestellt ist. Wer nur auswerten will, nutzt die Überwachung der Bestätigungen (ME2A) oder die Fiori-App „Lieferantenbestätigungen überwachen“, die allerdings keine Erinnerungen erzeugen. Prüfen Sie, ob diese Einstellungen bei Ihnen gepflegt sind. Fehlen sie, sieht die Liste vollständig aus und mahnt trotzdem nichts an.

Was ist der Unterschied zu Terminverfolgung und Expediting?

Die Begriffe überschneiden sich, betonen aber Unterschiedliches. Das Einkaufslexikon von Tacto beschreibt Terminüberwachung als systematische Kontrolle vereinbarter Liefertermine, mit Statusabfragen, Warnungen bei Abweichungen, Dokumentation der Lieferantenleistung und Eskalation kritischer Verzögerungen. Expediting definiert Tacto als systematische Überwachung und Beschleunigung von Lieferungen. Die Bestellhistorie sei passive Dokumentation, Expediting dagegen ein aktiver Steuerungsprozess mit konkreten Eingriffen.

Als Hilfsmittel nennt Tacto eine Ampel für das Lieferrisiko (grün, gelb, rot), regelmäßige Statusabfragen und gestufte Eskalationsebenen. Das ist eine Anbieterquelle, die Empfehlungen sind aber allgemein üblich und nicht an dessen Produkt gebunden.

Woran erkennen Sie, ob die Überwachung funktioniert?

Zählen Sie, wie pünktlich die Lieferungen kommen und wie schnell auf Abweichungen reagiert wird. Das Einkaufslexikon von Tacto nennt als Kennzahlen die Quote pünktlicher Lieferungen (On-Time-Delivery-Rate), die durchschnittliche Abweichung in Tagen und die Zahl kritischer Terminüberschreitungen pro Monat. Wirkungsangaben von Tacto, etwa weniger Lieferausfälle, sind Anbieterangaben ohne Quelle und hier nicht übernommen.

Für Hersteller konfigurierter Maschinen bringt eine zweite Auswertung mehr als die reine Quote: Welche Verspätungen haben tatsächlich einen Montageschritt oder den Kundentermin verschoben? Die Kennzahl für den Kunden ist die Liefertreue, die der Beitrag Liefertreue behandelt.

Was machen Sie bei einer Abweichung?

Legen Sie vorher fest, wer bei welcher Abweichung was tut. Eine einfache Eskalationsstaffel genügt:

• Termin um wenige Tage verschoben, kein Einfluss auf die Montage: Einkauf nimmt es zur Kenntnis und vermerkt die Ursache.
• Termin betrifft die Montage oder einen Meilenstein: Einkauf informiert Arbeitsvorbereitung und Projektleitung, gemeinsam wird umgeplant.
• Liefertermin des Kunden in Gefahr: Entscheidung durch Projektleitung oder Geschäftsführung, gegebenenfalls Alternativlieferant oder Teillieferung.

Rechtlich spielt der Termin eine Rolle. Nach § 286 BGB kommt ein Schuldner grundsätzlich erst durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug. Eine Mahnung ist nicht nötig, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, also zum Beispiel ein fester Liefertermin vereinbart wurde. Ob das bei Ihrer Bestellung zutrifft, hängt vom Vertrag ab, im Zweifel klärt das Ihre Rechtsberatung. Dokumentieren Sie deshalb, was der Lieferant bestätigt hat und wann Sie nachgefasst haben.

Wichtig ist der zweite und dritte Punkt. Eine Terminabweichung im Einkauf ist erst dann ein Problem, wenn sie jemand mit dem Auftrag verbindet. Das ist der Teil, den ein Einkaufssystem allein nicht leistet, weil der Bezug zu Montage und Kundentermin in einem anderen Bereich liegt. Mehr zur Liefertreue gegenüber dem Kunden finden Sie im Beitrag Liefertreue.

Was ist bei Sonderanfertigungen anders?

Bei Maschinen und Anlagen nach Kundenwunsch gibt es wenige Standardteile und viele Teile, die für einen Auftrag bestellt werden. Das verändert die Überwachung in drei Punkten:

• Der Bezug zum Auftrag zählt. Wichtig ist neben dem Liefertermin, welcher Auftrag und welcher Montageschritt auf das Teil warten.
• Änderungen treffen offene Bestellungen. Ändert die Konstruktion nach Auftragseingang eine Baugruppe, muss der Einkauf erfahren, welche bestellten Teile betroffen sind. Wie solche Änderungen ablaufen, beschreibt Änderungsmanagement.
• Der Einkauf braucht frühe Daten. Teile mit langer Lieferzeit müssen bestellt werden, bevor die Konstruktion fertig ist. Das setzt voraus, dass die Stückliste in einem Stand vorliegt, den der Einkauf nutzen kann; siehe Fertigungsstückliste.

Wie angespannt Lieferketten sein können, zeigt eine VDMA-Blitzumfrage vom Juni 2022 unter 520 Mitgliedsunternehmen: 87 Prozent sahen ihre Lieferketten merklich oder gravierend beeinträchtigt. Das war eine Ausnahmelage, zeigt aber, wie schnell Termine im Einkauf ins Wanken kommen. Eine aktuelle Zahl konnten wir nicht belegen und nennen deshalb keine.

Was prüfen Sie in einer Bestellbestätigung?

Die Bestellbestätigung schreibt der Lieferant, Sie prüfen sie. Vergleichen Sie Bestellnummer und Positionen, Menge, Preis und Liefertermin mit Ihrer Bestellung. Weicht eine Angabe ab, gilt die Bestellung noch nicht als abgestimmt, und jemand muss entscheiden, ob er die Abweichung annimmt oder zurückweist.

Reicht das ERP für die Bestellüberwachung?

Für die Liste meist ja, für die Entscheidung nicht immer. SAP etwa bietet Auswertungen zu Bestätigungen und Liefererinnerungen. Das ERP kennt Bestellung, Termin und Wareneingang. Offen bleibt oft, was außerhalb liegt: die Bestätigung, die als PDF im Postfach liegt, die telefonisch vereinbarte Teillieferung, die Änderung aus der Konstruktion. Dann pflegt jemand eine Excel-Liste daneben. Das passt zu dem, was im Beitrag Auftragsliste in Excel beschrieben ist.

Eine Software für die Auftragsabwicklung wie Keralo ist kein Einkaufssystem und ersetzt das ERP nicht, sie erweitert es (siehe ERP erweitern statt ersetzen). Sie verbindet den Stand aus ERP, Postfach und Dateiablage zum Stand des Kundenauftrags und schlägt an der Übergabe zwischen Einkauf und Arbeitsvorbereitung den nächsten Schritt vor, zum Beispiel die Rückfrage an den Lieferanten mit den passenden Unterlagen. Die Zuständigen entscheiden, jede Entscheidung wird protokolliert. Das Team sucht derzeit Entwicklungspartner und hat noch keine Messwerte aus dem Einsatz. Einen Einstieg bietet die Auftragsdurchlauf-Analyse.