Auftragsabwicklung Maschinenbau: Die Besonderheiten

Was ist bei der Auftragsabwicklung im Maschinenbau anders?

Bei der Auftragsabwicklung Maschinenbau ist der technische Anteil größer als in der Serienfertigung, weil Maschinen oft erst mit dem Auftrag konstruiert und später noch geändert werden. Der Prozess besteht deshalb aus einer Folge von Übergaben zwischen Fachbereichen, die sich nicht geradlinig abarbeiten lässt.

Die allgemeinen Schritte, Begriffe und den Unterschied zwischen kaufmännischer und technischer Seite erklärt der Beitrag zur Auftragsabwicklung. Hier geht es um das, was beim Bau von Sondermaschinen, Anlagen und konfigurierten Maschinen zusätzlich gilt.

Die Tabelle ist eine Einordnung auf Grundlage der Definitionen, kein Messwert. Reale Betriebe liegen dazwischen.

Warum lässt sich die Auftragsabwicklung im Sondermaschinenbau schwer standardisieren?

Weil Aufträge Unikate sind und ständig durch Unvorhergesehenes überlagert werden. Die Beratung TCW beschreibt in einem Projektbericht über einen einzelnen Sondermaschinenbauer, der zugleich die Leistungen der Beratung vorstellt, dass ein standardisiertes Vorgehen im Auftragsabwicklungsprozess nicht ohne Weiteres möglich ist. Es handelt sich um komplexe, individuelle Produkte, meist Einzelanfertigungen oder Kleinserien.

Dazu kommen laut TCW zwei Belastungen. Erstens herrscht hoher Termindruck, da die Kapitalbindung signifikant ist. Zweitens wird die Abwicklung von kurzfristigen Ersatzteilaufträgen mit hoher Dringlichkeit überlagert. Ungeplante und kurzfristige Neupriorisierungen wirken sich nach TCW aus auf die Produktionsstabilität, auf häufige Änderungen nach Auftragseingang, lange Durchlaufzeiten, ständig wechselnde Arbeitsinhalte, ein aufwendiger Informationsfluss und eine komplexe Materialbeschaffung.

Diese Schilderung gilt für einen einzelnen Betrieb und ist keine Branchenstatistik. Viele Hersteller werden sie aber wiedererkennen. Sie erklärt, warum eine starre Planung im Sondermaschinenbau schnell veraltet und warum der aktuelle Stand jedes Auftrags wichtiger ist als der ursprüngliche Plan. Mehr zu den Zeiten zwischen den Stationen finden Sie im Beitrag zur Durchlaufzeit.

Was passiert zwischen Bestellung und Fertigung?

Zwischen Bestellung und Fertigung liegen Klärung, Konstruktion, Stückliste, Arbeitsplan und Beschaffung. In dieser Phase entstehen viele Rückfragen, weil diese Schritte erst mit dem Auftrag erarbeitet werden. Bei Serienprodukten sind diese Schritte vorbereitet, hier entstehen sie mit dem Auftrag.

Zuerst steht die Auftragsklärung: Was genau wurde bestellt, was ist offen, was liefert der Kunde? Danach konstruiert die Konstruktion die kundenspezifischen Teile und erzeugt die Stückliste. Aus ihr ergibt sich, was beschafft und gefertigt wird. Die Arbeitsvorbereitung erstellt Arbeitspläne und gibt die Fertigung frei.

Das Wiki open-next nennt für Fertigung mit Konstruktion nach Auftrag (Engineer to Order) mehrere typische Herausforderungen: eine enge Abstimmung zwischen Vertrieb, Engineering, Produktion und Logistik, ein hoher Dokumentations- und Datenaufwand, der Nachverfolgbarkeit erfordert, und die Beschaffung spezialisierter Materialien, die zu Lieferverzögerungen führen kann. Im Alltag heißt das: Eine Zeichnungsfreigabe liegt per Mail beim Kunden, ein Zukaufteil hat eine lange Lieferzeit, und die Montage plant schon den Einsatz. Jede dieser Lücken lässt sich durch einen sichtbaren Auftragsstand früher schließen.

Wie gehen Sie mit Änderungen und Dringlichem um?

Sie brauchen eine feste Regel, wer Änderungen bewertet und wer alle Betroffenen informiert. Im Sondermaschinenbau sind Änderungen nach Auftragseingang kein Sonderfall. Open-next weist darauf hin, dass sich Kundenanforderungen während des Projekts häufig ändern, was zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen kann.

Eine Änderung zieht eine Kette nach sich: Baugruppe, Stückliste, Arbeitsplan, bereits ausgelöste Bestellungen, Liefertermin und gegebenenfalls die Auftragsbestätigung. Wird nur ein Glied angepasst, arbeitet jemand mit dem alten Stand weiter. Ein Vorgehen dafür beschreibt der Beitrag zum Änderungsmanagement.

Dringliche Ersatzteilaufträge, wie sie TCW schildert, verschärfen das. Hilfreich ist eine einheitliche Prioritätenliste, die Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Einkauf und Fertigung gemeinsam sehen. Wenn jeder Bereich eigene Prioritäten pflegt, verschiebt sich die Arbeit leise und der Termin wird erst bei der Montage als Problem sichtbar.

Wie laufen Montage, Inbetriebnahme und Abnahme ab?

Am Ende steht bei Maschinen nicht die Lieferung, sondern die Abnahme. Nach § 640 BGB ist der Besteller verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen, sofern die Beschaffenheit des Werks die Abnahme nicht ausschließt. Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden. Den Gesetzestext finden Sie bei den Gesetzen im Internet.

Praktisch heißt das: Die Auftragsabwicklung endet erst, wenn Montage, Inbetriebnahme und Abnahme dokumentiert sind. Wie ein Vertrag die Abnahme im Einzelnen regelt, etwa mit Probebetrieb oder Abnahmeprotokoll, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung. Die Unterlagen dafür kommen aus allen vorherigen Stationen: Zeichnungen in der letzten Fassung, Prüfprotokolle, Änderungen mit Datum. Wer sie nicht an einem Ort findet, muss sie in der Inbetriebnahme mühsam zusammensuchen.

Warum wird der Auftragsstand mit weniger Fachkräften wichtiger?

Je weniger erfahrene Leute da sind, desto weniger darf der Stand eines Auftrags nur in deren Köpfen liegen. Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) erwartet laut Pressemitteilung, dass im Maschinenbau in den nächsten zehn Jahren voraussichtlich 296.000 Beschäftigte ausscheiden, während nur etwa 118.000 nachkommen. Die Zahlen und ihre Folgen für die Auftragsabwicklung stehen ausführlicher im Beitrag zur Auftragsabwicklung.

Für die Projektleitung und die Arbeitsvorbereitung, wo viel Erfahrung steckt, heißt das: Welche Rückfrage offen ist, welche Freigabe fehlt und wer als Nächstes dran ist, sollte nachlesbar sein. Eine Software kann den Stand bündeln, die Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Leuten.

Keralo ist Software für die Auftragsabwicklung bei Herstellern konfigurierter Maschinen und Anlagen. Sie hält für jeden Kundenauftrag den Stand über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg und schlägt an jeder Übergabe zwischen Konstruktion, Arbeitsvorbereitung und Einkauf den nächsten Schritt mit allen Unterlagen vor. Die zuständigen Leute stimmen zu, ändern oder stoppen, und jede Entscheidung wird protokolliert. Das ERP bleibt bestehen. Mehr dazu auf der Seite Software für den Maschinenbau.