Kaufmännische und technische Auftragsabwicklung: Vergleich

Die kaufmännische Seite führt den Auftrag als Geschäft, die technische als Produkt. Bei Herstellern von Sondermaschinen und Anlagen sind beide eng verzahnt, weil Preis, Termin und Konstruktion sich gegenseitig beeinflussen. Der Vergleich zeigt, was jede Seite tut, wo sie sich überschneiden und wie die Zusammenarbeit gelingt.

Was ist kaufmännische Auftragsabwicklung?

Die kaufmännische Auftragsabwicklung umfasst alle Schritte, die den Auftrag als Geschäftsvorfall betreffen: prüfen, bestätigen, bestellen, berechnen und den Zahlungseingang überwachen. Sie sorgt dafür, dass Preise, Lieferbedingungen und Zahlungsziele zum Vertrag passen und der Kunde zur richtigen Zeit eine Rechnung bekommt.

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt die Auftragsbearbeitung als Überprüfung der Kundenaufträge hinsichtlich Preiskonditionen, Liefermodalitäten und Bonität des Kunden. Später folgen Fakturierung und Zahlungstransaktion. Der Begriff „kaufmännisch“ taucht dort nicht auf; die Zuordnung ist eine in Betrieben übliche Sprachregelung, keine Norm.

Typische Stellen sind Vertriebsinnendienst, Auftragsbearbeitung, Einkauf und Buchhaltung. Die IHK Hanau-Gelnhausen-Schlüchtern nennt für den Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanagement kaufmännische Tätigkeiten in Bereichen wie Auftragsbearbeitung, Einkauf und Rechnungswesen. Das ist ein Ausbildungsberuf und keine Definition der Abwicklung.

Was ist technische Auftragsabwicklung?

Die technische Auftragsabwicklung klärt und konkretisiert, was für diesen Auftrag gebaut wird, und bereitet die Fertigung vor. Dazu gehören die Klärung der technischen Anforderungen, die Auslegung der Maschine, die Konstruktion, Stücklisten, Arbeitspläne und die Freigabe für Fertigung und Montage.

Wie das in einem Maschinenbauunternehmen aussehen kann, beschreibt TCW: Bei einem Hersteller von Verpackungsmaschinen spezifizierte das technische Büro die Kundenangebote, legte die endgültige Ausführung der Maschinen und den Lieferumfang fest, legte interne Maschinenaufträge an und erstellte die Stücklisten. Die Arbeitsvorbereitung plante danach die Fertigungs- und Montagetermine, entwickelte Arbeitspläne und stellte Materialentnahmescheine bereit. Das ist ein Beispiel aus einer Fallbeschreibung; die Aufteilung der Aufgaben unterscheidet sich von Betrieb zu Betrieb.

Mehr zu den einzelnen Rollen steht in den Beiträgen zur Arbeitsvorbereitung und zur Fertigungsstückliste.

Worin unterscheiden sich kaufmännische und technische Auftragsabwicklung?

Beide unterscheiden sich in Frage, Ergebnis und Beteiligten: Die kaufmännische Seite fragt, ob und zu welchen Bedingungen der Auftrag läuft, die technische, was genau dafür gebaut wird. Die folgende Übersicht fasst die übliche Aufteilung zusammen. Sie ist eine Arbeitsgrundlage, die jeder Betrieb an seine Organisation anpassen sollte.

Die Aufteilung ist nicht zwingend. In kleineren Betrieben erledigen dieselben Personen beides, in größeren gibt es mehrere Teams je Seite. Auch zwischen Systemen verläuft eine Trennung: Der MES-Anbieter SYMESTIC beschreibt (Herstellerangabe), dass das ERP den Fertigungsauftrag mit allen Stammdaten übergibt und das MES den Auftrag in der Fertigung steuert.

Wo greifen beide Seiten ineinander?

Beide Seiten greifen überall dort ineinander, wo eine Entscheidung zugleich Technik und Geld betrifft. Fünf Punkte kommen bei Herstellern konfigurierter Maschinen häufig vor:

1. Auftragseingang. Der Vertrieb sagt Preis und Termin zu, die Konstruktion weiß aber erst nach der Klärung, was tatsächlich nötig ist. Wie diese Klärung abläuft, beschreibt der Beitrag zur Auftragsklärung.
2. Zukaufteile. Die Konstruktion legt Teile fest, der Einkauf bestellt sie. Die Lieferzeit wirkt auf den Termin, den der Vertrieb genannt hat.
3. Änderungen. Wünscht der Kunde nach Auftragseingang etwas anderes, ändern sich Zeichnung, Stückliste, Preis und Termin gleichzeitig.
4. Freigabe zur Fertigung. Sie hängt an technischen Unterlagen und an kaufmännischen Voraussetzungen, etwa einer eingegangenen Anzahlung, wenn sie vereinbart ist.
5. Rechnung. Teilrechnungen folgen dem Projektfortschritt, den die technische Seite kennt.

An diesen Stellen entstehen die Schnittstellen, über die auch produktion.de berichtet: Der Berater Jan Sibold (Staufen) nennt dort unklare Verantwortlichkeiten, zu viele Schnittstellen und überkommenes Abteilungsdenken als Gründe für Chaos und Unzuverlässigkeit in der Auftragsabwicklung. Der Artikel stammt von 2016 und bezieht sich auf Maschinen- und Anlagenbauer.

Warum entstehen an der Grenze so viele Rückfragen?

Rückfragen entstehen an der Grenze zwischen beiden Seiten häufig, weil sie mit unterschiedlichen Unterlagen und Begriffen arbeiten und der Stand nicht an einer Stelle liegt. Die kaufmännische Seite sieht den Auftrag im ERP mit Termin und Preis. Die technische Seite sieht Zeichnungen und Stücklisten in CAD oder PLM. Absprachen mit dem Kunden stehen häufig im Postfach.

TCW fand in der beschriebenen Analyse nicht eindeutig geklärte Aufgaben und Zuständigkeiten, fehlende Standards und viele informelle Klärungsschleifen zwischen den Abteilungen. Der Auftragsstatus war schwer erkennbar. Als Lösung wurden Quality Gates an definierten Zeitpunkten im Prozess vorgeschlagen.

Wie bringen Sie beide Seiten zusammen?

Beide Seiten bringen Sie zusammen, indem Sie die Übergaben regeln und den Auftragsstand an einer Stelle sichtbar machen. Ein neues Gesamtsystem ist dafür keine Voraussetzung. Hilfreich sind in dieser Reihenfolge:

• Gemeinsame Begriffe. Legen Sie fest, was „Auftragsfreigabe“, „Konstruktionsfreigabe“ und „fertigungsreif“ in Ihrem Haus bedeuten und wer sie erteilt.
• Feste Übergabepunkte. Prüfen Sie bei Auftragseingang, bei Stücklistenfreigabe und bei jeder Änderung, ob beide Seiten denselben Stand haben.
• Ein Auftragsstand. Pro Auftrag sollte eine Stelle zeigen, welche Unterlagen vorliegen, welche fehlen und was entschieden wurde.
• Änderungen sichtbar machen. Eine Änderung muss Preis, Termin, Stückliste und Bestellungen zugleich erreichen. Dazu passt der Beitrag zu den Schnittstellen zwischen Abteilungen.

Warum wird die Zusammenarbeit durch den Fachkräftemangel wichtiger?

Wenn erfahrene Leute ausscheiden, geht das Wissen verloren, wer bei welchem Auftrag was mit wem abgestimmt hat. Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) erwartet laut Pressemitteilung vom 11.11.2024, dass im Maschinenbau in den nächsten zehn Jahren voraussichtlich 296.000 Beschäftigte in den Ruhestand gehen, während etwa 118.000 nachrücken. Das IW nennt daraus eine potenzielle Lücke von 178.000 Fachkräften.

Für die Auftragsabwicklung bedeutet das: Je mehr Wissen über Übergaben nur im Kopf einzelner Personen liegt, desto riskanter wird der Ruhestand dieser Personen. Schriftlich festgehaltene Übergaben, ein nachvollziehbarer Auftragsstand und dokumentierte Entscheidungen helfen Nachfolgenden beim Einstieg, in der kaufmännischen wie in der technischen Abwicklung.

Genau diese Phase zwischen Auftragseingang und Fertigungsfreigabe ist der Auftragsvorlauf. Keralo hält dafür den Stand je Kundenauftrag über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg und schlägt an jeder Übergabe zwischen den Abteilungen den nächsten Schritt mit allen Unterlagen vor. Die zuständigen Leute stimmen zu, ändern oder stoppen, und jede Entscheidung wird protokolliert. Das ERP bleibt dabei bestehen.