Auftragsabwicklung in Vertrieb und Export: Ablauf

Was gehört zur Auftragsabwicklung im Vertrieb?

Zur Auftragsabwicklung im Vertrieb gehören alle Schritte vom Eingang der Kundenbestellung bis zum Zahlungseingang, die der Vertrieb anstößt oder begleitet. Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt die Auftragsabwicklung als Prozess der Erfüllung von Kundenaufträgen ab der Bestellung des Kunden, bis das liefernde Unternehmen seine Zahlung erhält.

Gabler nennt sechs Teilfunktionen: Auftragsübermittlung, Auftragsbearbeitung, Fertigung oder Zusammenstellung, Verpackung und Versand, Fakturierung und Zahlungstransaktion. Die Auftragsbearbeitung prüft dabei die Kundenaufträge auf Preiskonditionen, Liefermodalitäten und Bonität. Im Vertrieb liegen vor allem die ersten beiden Schritte, aber auch die folgenden betreffen ihn, weil die Kundschaft dort ihre Ansprechperson sieht.

Eine allgemeine Einführung bietet der Beitrag zur Auftragsabwicklung; hier geht es darum, was Vertrieb und Export im Besonderen verändern.

Welche Rolle hat der Vertrieb in der Prozesskette?

Der Vertrieb steht am Anfang der Prozesskette und bleibt bis zur Lieferung Ansprechstelle für die Kundschaft. TCW beschreibt in einer Fallbeschreibung bei einem Hersteller von Verpackungsmaschinen, dass der Vertrieb am Anfang der Prozesskette stand und Anfragen, Angebote und Kundenkommunikation bearbeitete. Danach spezifizierte das technische Büro die Angebote und legte die endgültige Ausführung der Maschinen fest, die Arbeitsvorbereitung plante Fertigungs- und Montagetermine, und der Service übernahm Auslieferung und Aufstellung.

In derselben Fallbeschreibung kritisierte die Kundschaft lange Antwortzeiten und mehrere Ansprechpersonen mit teils unterschiedlichem Wissensstand. Das zeigt die Doppelrolle des Vertriebs: Er sagt Preis und Termin zu und muss gleichzeitig wissen, was in Konstruktion, Einkauf und Fertigung daraus geworden ist.

Bei Herstellern konfigurierter Maschinen ist die Zusage heikel, denn welche Teile gebraucht werden und wie lange sie brauchen, steht oft erst nach der technischen Klärung fest. Wie sie abläuft, beschreibt der Beitrag zur Auftragsklärung.

Was kommt bei der Auftragsabwicklung im Export hinzu?

Im Export kommen drei Dinge hinzu: die Ausfuhranmeldung beim Zoll, die vertragliche Regelung von Kosten und Risiko durch Lieferbedingungen und die Prüfung, ob die Ausfuhr genehmigungspflichtig ist. Alle drei sind vor dem Versand zu klären und gehören in die Abwicklung, schon lange vor der Verladung.

Ausfuhranmeldung

Die Ausfuhranmeldung wird in der EU elektronisch abgegeben. Der Zoll schreibt unter Verweis auf Art. 6 Abs. 1 des Unionszollkodex, dass EU-einheitlich die Pflicht zur Teilnahme am elektronischen Ausfuhrverfahren ATLAS-Ausfuhr besteht. Ausnahmen gelten nur für mündliche oder konkludente Anmeldungen, für das Carnet ATA und für den Ausfall- und Sicherheitsfall nach dem Ausfallkonzept von ATLAS.

Im normalen, zweistufigen Verfahren muss die Ware nach Angaben des Zolls grundsätzlich bei der Ausfuhrzollstelle gestellt und angemeldet werden; in Deutschland geschieht das elektronisch mit ATLAS-Ausfuhr. Die Ausgangszollstelle kann eine Risikoanalyse durchführen, überlässt die Waren bei Unauffälligkeit zum Ausgang und überwacht anschließend den Ausgang aus dem Zollgebiet der Union. Für die Abwicklung bedeutet das, dass Warenbeschreibung, Wert und Empfänger beim Versand vollständig vorliegen müssen. Wer die Anmeldung in der Praxis abgibt, regeln Betriebe unterschiedlich, etwa über eine Spedition oder die eigene Zollabteilung.

Incoterms

Incoterms regeln, wer in einem Liefergeschäft welche Kosten und welches Risiko trägt. Die IHK Stuttgart beschreibt die Incoterms 2020 mit elf Klauseln in vier Gruppen und nennt als Regelungsgegenstand Kostenverteilung, Risikoverteilung und Sorgfaltspflichten. Nicht geregelt sind Vertragsschluss, Eigentumsübergang, Zahlungsabwicklung und die Folgen eines Vertragsbruchs; das bestimmen der Kaufvertrag oder das darauf anwendbare Recht.

Für die Abwicklung heißt das: Die gewählte Klausel gehört in Angebot und Auftragsbestätigung, und die Zahlungsbedingungen brauchen eine eigene Regelung. Welche Klausel zu Ihrem Geschäft passt, klärt die Rechts- oder Zollabteilung, gegebenenfalls mit Beratung durch die IHK.

Exportkontrolle

Ob eine Ausfuhr genehmigungspflichtig ist, prüft zuerst die ausführende Firma selbst. Die IHK Darmstadt schreibt, dass die Prüfung in der Verantwortung des jeweiligen Exporteurs liegt, und verweist auf die nationale Ausfuhrliste sowie die EU-Dual-Use-Verordnung (Verordnung (EU) 2021/821). Das BAFA prüft, ob die Ausfuhr eines Gutes genehmigungspflichtig und genehmigungsfähig ist.

Das BAFA unterscheidet bei den Anträgen unter anderem Einzelgenehmigung, Sammelgenehmigung und Allgemeine Genehmigung. Welche Art für Ihre Güter und Zielländer in Frage kommt, klären Sie mit dem BAFA oder Ihrer Exportkontrollbeauftragten. Planen Sie dafür Zeit ein, denn die IHK Darmstadt empfiehlt, Anträge vor dem Verkauf zu stellen.

Die IHK weist darauf hin, dass ein Abgleich mit den Listen allein nicht reicht: Eine verwendungs- oder empfängerbezogene Genehmigungspflicht und ein gegebenenfalls geltendes Länderembargo sind damit noch nicht geprüft. Für Sondermaschinen und Anlagen sollte diese Prüfung vor dem Angebot oder spätestens vor der Auftragsbestätigung stattfinden. Rechtliche Einzelfragen beantworten Zoll, BAFA, IHK oder Fachanwaltschaft.

Wie läuft ein Exportauftrag Schritt für Schritt ab?

Ein Exportauftrag läuft wie jeder andere Auftrag ab, mit drei zusätzlichen Prüfpunkten vor dem Versand. Die folgende Übersicht ordnet die Schritte als Raster, das Sie an Ihren Betrieb anpassen müssen.

Wo entstehen im Export die meisten Fehler?

Fehler entstehen im Export häufig an den Übergaben, weil Informationen für den Export an anderer Stelle liegen als der Auftrag. Das Zielland steht im Angebot, die technische Beschreibung der Güter in der Konstruktion, die Lieferbedingung im Vertrag und die Ausfuhrunterlagen bei der Logistik.

Typische Lücken:

• Die Exportkontrollprüfung wird erst kurz vor dem Versand gemacht, wenn Zeit und Spielraum fehlen.
• Die Lieferbedingung im Angebot weicht von der in der Auftragsbestätigung ab.
• Eine Änderung nach Auftragseingang betrifft die Güter, aber die Ausfuhrunterlagen werden nicht angepasst. Mehr dazu steht im Beitrag zum Änderungsmanagement.
• Unterlagen liegen im Postfach einzelner Mitarbeitender und fehlen, wenn eine Vertretung übernimmt.

Wie behalten Sie den Überblick über Vertrieb und Export?

Den Überblick behalten Sie, indem Sie für jeden Auftrag einen gemeinsamen Stand pflegen, den Vertrieb, Technik, Einkauf und Logistik gleichermaßen einsehen. Das ERP trägt Auftrag, Termin und Rechnung. Ausfuhrfragen, Rückfragen des Kunden und technische Freigaben liegen dagegen oft in Postfächern und auf Laufwerken.

Hier setzt Keralo, die Software für die Auftragsabwicklung, an: Sie hält für jeden Kundenauftrag den Stand über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg und schlägt an jeder Übergabe zwischen den Abteilungen den nächsten Schritt mit allen Unterlagen vor. Die zuständigen Leute stimmen zu, ändern oder stoppen, und jede Entscheidung wird protokolliert. Keralo ist kein Zollprogramm und gibt keine Ausfuhranmeldung ab; es sorgt dafür, dass die Unterlagen und Entscheidungen, die der Export braucht, rechtzeitig bei den Zuständigen liegen. Wie Sie die Schnittstellen im eigenen Haus ordnen, beschreibt der Beitrag zu den Schnittstellen zwischen Abteilungen.