Auftragsabwicklung im Anlagenbau: Ablauf und Engpässe

Was ist Auftragsabwicklung im Anlagenbau?

Auftragsabwicklung im Anlagenbau ist der gesamte Weg eines Kundenauftrags von der Bestellung bis zur Zahlung, bei dem eine Anlage meist erst entwickelt, dann beschafft und schließlich beim Kunden aufgebaut wird. Der allgemeine Begriff steht im Beitrag zur Auftragsabwicklung; hier geht es um die Besonderheiten des Anlagenbaus.

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt die Auftragsabwicklung als Prozess der Erfüllung von Kundenaufträgen ab der Bestellung bis zum Zahlungseingang. Im Anlagenbau ist dieser Prozess länger und breiter. Er läuft über Monate oder Jahre, und es arbeiten Vertrieb, Projektleitung, Konstruktion, Elektro- und Automatisierungstechnik, Einkauf, Montage und Inbetriebnahme daran.

Eine scharfe Grenze zur Projektabwicklung gibt es nicht. Wie ein Auftrag überhaupt zum Projekt wird, erklärt der Beitrag zu Projektgeschäften.

Welche Phasen hat die Projektabwicklung im Anlagenbau?

Die Projektabwicklung im Anlagenbau besteht typischerweise aus Konzept, Basic Engineering, Detail Engineering, Beschaffung, Installation und Inbetriebnahme. Das beschreibt ein Fachartikel in CHEManager für EPCM-Projekte (Engineering, Procurement, Construction, Management) im Anlagenbau. Wie Ihre Phasen heißen, hängt von Branche und Vertrag ab.

Die Phasen unterscheiden sich laut dieser Quelle vor allem in der Bearbeitungstiefe, den zu erstellenden Dokumenten und den beteiligten Disziplinen. In der Konzeptphase entstehen zum Beispiel Verfahrensfließbilder und eine erste Kostenschätzung, im Detail Engineering die Planung auf Basis von 3D-CAD, in der Beschaffung Anfragen, Angebote, die Vergabe und die Werksabnahme.

Für die kaufmännische Seite kommt ein Schritt hinzu, den viele Teams unterschätzen: die Abnahme. Nach § 640 BGB ist die Bestellerseite verpflichtet, ein vertragsmäßig hergestelltes Werk abzunehmen, wegen unwesentlicher Mängel kann sie die Abnahme nicht verweigern. Welche Abnahmeregeln bei Ihnen gelten, steht im Vertrag; das ist eine Frage für Ihre Rechtsabteilung. Für die Abwicklung heißt das: Die Abnahme ist ein Meilenstein am Ende des Projekts und sollte in der Auftragsplanung früh sichtbar sein.

Was unterscheidet den Anlagenbau von der Serienfertigung?

Im Anlagenbau gibt es kaum Wiederholungen, und die Anlage entsteht oft erst auf der Baustelle. Eberhard Brackrock beschreibt das in Beschaffung aktuell für den Einkauf: Die Wiederholeffekte seien im Anlagenbau weit geringer, und bei Kraftwerken werde das Produkt aus den einzelnen Komponenten erst auf der Baustelle zusammengesetzt. Der Beitrag stammt von 1997 und beschreibt den Einkauf; die Aussage zur Einmaligkeit lässt sich aber auf die gesamte Abwicklung übertragen.

Daraus folgen mehrere Besonderheiten:

• Jedes Projekt wird neu zugeschnitten. Anlagen werden laut Brackrock meist als Prototyp verkauft und erst danach konstruiert. Stücklisten und Zeichnungen entstehen deshalb in der Regel nach Auftragseingang.
• Die Beschaffung beginnt mit dem Projekt. Laut Brackrock startet jeder Geschäftsfall mit einer Projektausschreibung, und für jedes Projekt entsteht ein eigener Beschaffungsplan.
• Viele Disziplinen sprechen miteinander. CHEManager beschreibt, dass Fachgutachten oft von externen Beratungsunternehmen kommen und dadurch viele Schnittstellen in einem Projekt entstehen.
• Der Auftrag läuft lange. Je länger Engineering, Beschaffung und Montage dauern, desto eher ändern sich Wünsche des Kunden oder Beteiligte im Team.

Eine Serienfertigung optimiert einen wiederholbaren Ablauf. Die Auftragsabwicklung im Anlagenbau muss dagegen bei jedem Projekt klären, wer was wann entscheidet.

Wo hakt die Auftragsabwicklung im Anlagenbau meistens?

Die Auftragsabwicklung im Anlagenbau hakt meist an den Übergaben zwischen den Fachbereichen und seltener in einer einzelnen Abteilung. produktion.de berichtete 2016 über Großprojekte im Maschinenbau: Jan Sibold von der Unternehmensberatung Staufen nennt dort unklare Verantwortlichkeiten, zu viele Schnittstellen und überkommenes Abteilungsdenken als Gründe für Chaos und Unzuverlässigkeit in der Auftragsabwicklung.

Der Druck steigt, weil Kundschaft ganze Anlagen aus einer Hand bestellt. Der Artikel beschreibt den Trend zu Turn-Key-Projekten: Die Auftraggeber (im Artikel OEMs) bestellen zunehmend komplette Fertigungsstraßen bei einem Anbieter, und viele Lieferanten sind bei der Abwicklung solcher Großprojekte überfordert. Daraus lässt sich ableiten, dass bei Ihnen mehr Gewerke, mehr Zukaufteile und mehr Abstimmung unter einem Termin zusammenlaufen.

Typische Stellen, an denen es in der Praxis klemmt:

1. Auftragsklärung. Unklare oder unvollständige Anforderungen führen später zu Rückfragen und Nacharbeit.
2. Freigaben. Die Zeichnungsfreigabe des Kunden steht aus, während die Beschaffung langer Lieferzeiten schon laufen müsste.
3. Stücklisten und Zukaufteile. Die Konstruktion gibt Teile frei, der Einkauf bestellt, und eine spätere Änderung erreicht die Bestellung nicht mehr.
4. Montage und Inbetriebnahme. Fehlende Unterlagen oder Teile fallen erst an der Baustelle auf, wo jede Stunde teuer ist.

Dazu passt eine TCW-Analyse bei einem Hersteller von Verpackungsmaschinen: Aufgabenbeschreibungen und Zuständigkeiten waren nicht eindeutig geklärt, es gab keine festgelegten Standards und viele informelle Klärungsschleifen zwischen den Abteilungen. Als Lösung wurden Quality Gates an definierten Zeitpunkten im Prozess vorgeschlagen. Mehr zu den Übergaben steht im Beitrag zu den Schnittstellen zwischen Abteilungen.

Wie gehen Sie mit Änderungen im laufenden Projekt um?

Änderungen im laufenden Projekt gehen Sie an, indem Sie jede Änderung mit Auswirkung auf Termin, Kosten und bereits bestellte Teile bewerten, bevor sie umgesetzt wird. Änderungen sind im Anlagenbau Alltag. CHEManager beschreibt, dass selbst bei sorgfältiger Planung bei der Installation Änderungen und Korrekturen nötig sein können, die in die As-built-Dokumentation einfließen.

Wichtig ist, dass eine Änderung alle Betroffenen erreicht. Konstruktion, Einkauf, Arbeitsvorbereitung und Montage arbeiten an unterschiedlichen Ständen, wenn die Änderung nur im Kopf der Projektleitung oder in einer E-Mail existiert. Der Beitrag zum Änderungsmanagement beschreibt, wie Sie Änderungen erfassen, bewerten und freigeben.

Wie lässt sich die Abwicklung verbessern?

Am schnellsten verbessern Sie die Abwicklung dort, wo Informationen heute von Hand von einer Abteilung zur nächsten wandern. Ein neues System brauchen Sie dafür nicht als Erstes.

1. Zuständigkeiten je Übergabe festlegen. Wer prüft, wer gibt frei, wer informiert den Einkauf?
2. Einen gemeinsamen Auftragsstand pflegen. Ein Auftrag braucht eine Stelle, an der der aktuelle Stand mit Unterlagen, offenen Punkten und Entscheidungen steht.
3. Offene Punkte früh sichtbar machen. Fehlende Freigaben und lange Lieferzeiten gehören vor die Terminzusage, nicht erst in die Montage.
4. Wissen sichern. Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) erwartet laut Pressemitteilung vom 11.11.2024, dass im Maschinenbau in zehn Jahren rund 296.000 Beschäftigte in den Ruhestand gehen und nur etwa 118.000 nachrücken. Das IW rechnet mit einer potenziellen Lücke von 178.000 Fachkräften. Wer die Abwicklung nur im Kopf einzelner erfahrener Leute hält, verliert dieses Wissen mit ihnen.

Keralo setzt an diesem gemeinsamen Auftragsstand an. Die Software hält für jeden Kundenauftrag den Stand über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg, schlägt an jeder Übergabe den nächsten Schritt mit allen Unterlagen vor, und die zuständigen Leute stimmen zu, ändern oder stoppen. Jede Entscheidung wird protokolliert. Keralo ersetzt weder ERP noch Projektmanagement-Werkzeug; wie das im Anlagenbau aussieht, steht auf der Seite Keralo für den Anlagenbau.