KI im ERP: Funktionen, Zusatzlösungen, Grenzen

Was bedeutet KI im ERP?

KI im ERP bedeutet, dass das System neben festen Regeln auch lernende Verfahren und Sprachmodelle nutzt. Ein ERP (Enterprise Resource Planning) ist die Software, die Aufträge, Bestellungen, Lagerbestände, Stücklisten und Buchhaltung in einer Datenbank führt. Die KI setzt auf diesen Daten auf. Sie kann Muster erkennen, Texte lesen und Entwürfe schreiben.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen drei Dingen. Erstens Auswertungen und Prognosen, zum Beispiel für Bedarf oder Zahlungseingänge. Zweitens Assistenten, die Fragen in normaler Sprache beantworten. Drittens Agenten, die Schritte vorbereiten oder ausführen, etwa eine Nachfass-Mail zu einer Bestellung. Was Agenten ausmacht und warum Menschen freigeben sollten, erklärt der Ratgeber Agentic AI in der Fertigung.

Was bieten ERP-Hersteller heute an?

Die Hersteller beschreiben viele Anwendungsfälle, der Reifegrad ist aber sehr verschieden. Die folgende Übersicht gibt wieder, was die Anbieter auf ihren eigenen Seiten und in der Dokumentation nennen, Stand Oktober 2026.

Bei SAP stützt sich die Berichterstattung weitgehend auf Herstellerangaben, und Preise nach 2026 sind in der Quelle nicht genannt. Bei abas beschreibt der Hersteller selbst viele Beispiele als Szenarien, nicht als bestätigte Produktfunktionen. Lesen Sie solche Seiten deshalb als Richtung, nicht als Lieferumfang. Fragen Sie im Gespräch nach Version, Lizenz, Voraussetzungen und Referenzbetrieben.

Was gehört typischerweise zu KI im ERP?

KI im ERP konzentriert sich auf die Bereiche, in denen das ERP die Daten selbst führt. Aus den Herstellerseiten ergeben sich vor allem diese Felder:

• Einkauf: Bestellvorschläge, Nachfassen bei Lieferanten, Überwachung von Lieferantenleistung.
• Lager und Bedarf: Bestandsoptimierung, Bedarfsprognosen.
• Finanzen: Rechnungsverarbeitung, Liquiditätsprognosen, Auffälligkeiten bei Zahlungen.
• Produktion: Planungsvorschläge, Wartungshinweise aus Maschinendaten, sofern diese ins ERP oder MES gelangen.
• Dokumente: Ablage und Klassifikation von Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen.

Bei Herstellern konfigurierter Maschinen und Anlagen sind das wichtige Bausteine, aber nicht die ganze Arbeit. Der größte Teil der Abstimmung eines Auftrags passiert bei Konstruktion, Arbeitsvorbereitung und Kundenrückfragen, also dort, wo Informationen in Zeichnungen, Mails und Tabellen liegen.

Wo liegen die Grenzen von KI im ERP?

Die Grenzen liegen bei den Daten, bei den Schnittstellen und bei der Verantwortung. Alle drei lassen sich an den Herstellerangaben selbst ablesen.

Daten: proALPHA und abas nennen eine ausreichende, strukturierte und aktuelle Datenbasis als Voraussetzung. Veraltete Arbeitspläne, doppelte Artikel oder fehlende Rückmeldungen führen zu schlechten Vorschlägen.

Schnittstellen: Das Statistische Bundesamt fragte Unternehmen, die KI nicht nutzen, nach Gründen. 44 Prozent nannten die fehlende Vereinbarkeit mit bestehenden Systemen, 45 Prozent Probleme mit Datenverfügbarkeit oder Datenqualität. APplus beschreibt für die vorausschauende Wartung als Voraussetzung, dass Maschinendaten in Echtzeit aus dem MES ins ERP fließen. Ohne diese Anbindung bleibt die Funktion leer.

Verantwortung: Microsoft schreibt in der Dokumentation zum Procurement Agent, erzeugte Inhalte sollten nie ohne manuelle Prüfung verwendet werden. Mails werden als Entwurf erzeugt, und der automatische Versand muss ein Administrator eigens aktivieren. Als Faustregel lässt sich das auf andere Anbieter übertragen: Ein Agent im ERP schlägt vor, jemand prüft.

Was kostet KI im ERP?

Konkrete Preise lassen sich pauschal nicht nennen, und die Hersteller veröffentlichen kaum welche. Bei SAP ist laut ERP Today die Joule Agent Runtime für Ariba- und Fieldglass-Kunden bis zum 31.12.2026 kostenfrei, Preise für die Zeit danach nennt die Quelle nicht. Der Autor rät, die Kosten nach dem Aktionszeitraum durchzurechnen, bevor Budget für Agenten eingeplant wird.

Wichtiger als die Lizenz ist oft der Aufwand drumherum. In der Bitkom-Umfrage von 2026 nennen Unternehmen, die KI einsetzen, als größte Kostentreiber Infrastruktur oder Cloud (51 Prozent), die Aufbereitung der Daten (50 Prozent) und die Systemintegration (41 Prozent). Software-Lizenzen sind für 21 Prozent ein großer Posten. Ein KI-Angebot im ERP sollten Sie deshalb immer zusammen mit dem Aufwand für Datenpflege und Einrichtung betrachten.

Was ist beim Datenschutz zu beachten?

Klären Sie vor dem Einsatz, welche Daten die Funktion liest und wohin sie fließen. Das ist keine Nebensache: In der Bitkom-Umfrage nennen Unternehmen, die KI nutzen, Datenschutzanforderungen (66 Prozent) und die Sorge, dass Unternehmensdaten in falsche Hände geraten könnten (45 Prozent), unter ihren Hürden. Beim Procurement Agent von Microsoft legen Sie bei der Einrichtung fest, aus welchen Postfächern und von welchen Lieferanten Mails gelesen werden, und jeder Lieferant braucht dafür einen Eintrag mit E-Mail-Adresse. Abas weist darauf hin, dass sich das System in der Cloud, lokal oder hybrid betreiben lässt. Fragen Sie auch Ihren Datenschutzbeauftragten, bevor ein Agent Mails liest.

Wann reicht das ERP, wann braucht es eine Ergänzung?

Das ERP reicht, solange die Aufgabe vollständig in seinen Daten stattfindet. Eine Ergänzung lohnt sich, wenn die entscheidenden Informationen woanders liegen. Ein Beispiel: Ein Kunde ändert nach Auftragsbestätigung ein Maß, geschickt per Mail mit Skizze im Anhang. Das ERP kennt die Änderung nicht, bis jemand sie einträgt. Konstruktion, Einkauf und Montage arbeiten in der Zwischenzeit mit dem alten Stand.

Hier setzt eine ERP-Ergänzung an. Sie liegt neben dem ERP, liest zusätzlich Postfach, Dateiablage und PLM und führt den Stand eines Auftrags über diese Quellen. Mehr dazu auf der Seite ERP-Erweiterung. Ein Ersatz des ERP oder des PLM ist damit nicht gemeint.

Wie gehen Sie vor?

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme statt mit einem Produkt. Notieren Sie, welche Vorgänge bei Ihnen oft von Hand zwischen ERP und Postfach laufen. Prüfen Sie dann in dieser Reihenfolge, ob die vorhandene ERP-Funktion die Aufgabe abdeckt, ob eine Zusatzlösung nötig ist und welche Daten dafür gepflegt sein müssen. Wer ein ERP neu auswählt, findet im Ratgeber ERP einführen oder erweitern die Entscheidungshilfe dazu.

Keralo ist ein Beispiel für eine Ergänzung dieser Art. Die Software läuft im Netz des Kunden, hält den Stand eines Auftrags über ERP, PLM, Postfach und Dateiablage hinweg und schlägt an jeder Übergabe den nächsten Schritt vor, den die Zuständigen freigeben, ändern oder stoppen. Keralo ist kein ERP und ersetzt keines,. Wie die Vorschläge an den Übergaben entstehen, zeigt die Seite zu KI-Agenten für die Auftragsabwicklung. Derzeit sucht das Team fünf Entwicklungspartner. Einen Überblick, wo Ihre Aufträge zwischen den Abteilungen warten, gibt die kostenlose Auftragsdurchlauf-Analyse.